Цифровая среда в школе: как перейти на российские сервисы для коммуникаций и работы с документами

В ГБОУ «Школа Марьина Роща» использовали зарубежные решения для обмена документами и взаимодействия внутри коллектива. После их блокировки перед коллективом учебного учреждения встала задача перейти на российское лицензионное ПО, чтобы поддерживать централизованную коммуникацию через почту и гарантировать безопасность данных.

Рассказываем, почему школа выбрала VK WorkSpace, как подключили 500 сотрудников через партнера «Форус» и какие результаты это дало.

Искали российское решение для управления учебным процессом и коммуникаций внутри коллектива

«Школа Марьина Роща» работала в Microsoft Office, но после блокировки сервисов доступ к ряду функций оказался ограничен. Педагоги не могли отправлять рассылки, планировать встречи в календаре и работать с документами как раньше.

Администрация школы решила перейти на безопасное российское решение, чтобы сохранить контроль над коммуникацией, наладить совместную работу с документами и снизить нагрузку на сотрудников.

Вот что было нужно:

✅ единая экосистема для работы с коллективом: почта, календарь, редактор документов и видеоконференции;

✅ защищенное облачное хранилище с совместным редактированием файлов и историей изменений;

✅ SaaS-решение, которое можно подключить без сложной настройки;

✅ лицензионное решение, включенное в реестр российского ПО.

В школе рассмотрели несколько вариантов, но ни один, кроме VK WorkSpace, не подходил под поставленную задачу. Где-то не хватало нужных функций, где-то не было облачной версии. Решение от VK Tech позволило закрыть все требования — и по безопасности, и по удобству, и по организации работы коллектива.

Подключили 500 сотрудников и заменили страницы классов на VK Сообщества

Переход на VK WorkSpace выполнил партнер VK Tech — компания-интегратор «Форус», которая занимается подбором программ и сервисов, консультирует, а также поставляет их предприятиям на территории нашей страны и за ее пределами.

Для внедрения решения школе не понадобились собственные ресурсы: сотрудники подключились к системе без развертывания и сложной настройки. На первом этапе в VK WorkSpace перевели только сотрудников — педагогов, администрацию и бухгалтерию. Раньше в зарубежной системе аккаунты создавали и для родителей с учениками: через SharePoint вели страницы классов, размещали объявления и расписания. Сейчас этот функционал заменили VK Сообщества — отдельные группы, которые создают внутри соцсети для каждого класса или учебного потока.

Следующим этапом планируют подключить родителей и учеников — всего около 10 000 человек. После этого школа будет централизованно отправлять родителям уведомления об изменениях в расписании, отмене уроков, общественных мероприятиях и собраниях. Коммуникация станет прозрачнее: педагоги смогут видеть, кто получил сообщение, а родители не пропустят важную информацию.

Организовали рассылки, встречи и совместную работу на одной платформе

После подключения VK WorkSpace в «Школе Марьина Роща» выстроили систему управления учебным процессом и внутренней коммуникацией в одном окне. Педагоги и администрация пользуются сервисами платформы каждый день — от рассылки писем до редактирования рабочих документов.

Уведомления и рассылки. Раньше письма приходилось отправлять вручную — копировать текст, вставлять адреса. Теперь заведующая учебной частью создала группы в VK WorkSpace: «Весь педагогический состав», «Классные руководители», «Методическое объединение математики».

Теперь приказы и методические письма отправляются всему педагогическому составу, поручения по организации мероприятий — только классным руководителям, учебные материалы — конкретным предметникам. Коммуникация тоже стала проще: не нужно тратить время на ручные пересылки и беспокоиться, что кто-то не получил письмо.

Планирование встреч. Совещания, педсоветы и планерки теперь вносятся в календарь. Можно назначить дату и время мероприятия, указать физическое место встречи или сразу прикрепить ссылку на онлайн-звонок. Например, «Кабинет 32, третий этаж, корпус В».

Участники получают автоматические напоминания и подключаются вовремя — это решает проблему пропущенных встреч и сбоев в расписании. Особенно полезно для гибридных мероприятий, когда часть педагогов участвует очно, а часть онлайн.

Документы и облако. Расписания, приказы и отчеты больше не пересылаются по почте. Все сотрудники работают с одним и тем же файлом в файловом хранилище — редактируют, комментируют, при необходимости откатываются к предыдущей версии. Это упрощает совместную работу и снижает риск ошибок.

Для каждого документа задаются права доступа: кто может только просматривать, кто вносить изменения. При этом история правок сохраняется автоматически.

Коммуникация в одном интерфейсе. Если нужно обсудить вопрос или быстро собрать коллег на звонок, заведующая использует встроенный мессенджер. Все обсуждения, файлы и встречи остаются внутри одной платформы — ничего не теряется, не нужно переключаться между сервисами.

Хотите так же организовать внутренние коммуникации и работу с документами в одной системе?

→ Заполните заявку — специалисты VK подберут решение под задачи вашего учреждения и подключат демодоступ к VK WorkSpace.