Как контролировать работу удаленных сотрудников

Удаленка — уже давно не «временная мера», а полноценный рабочий формат, удобный для сотрудников и компаний. Специалисты ценят гибкий график и экономию времени на дорогу до офиса, а работодатели — возможность нанимать персонал из других регионов и стран. Чтобы поддерживать порядок в команде на расстоянии, руководителям нужно понимать, как контролировать удаленных сотрудников.

В статье рассказываем, почему важно наладить систему контроля удаленной команды и как в этом помогают корпоративные цифровые сервисы.

Контролировать, но не следить за каждым шагом

В условиях дистанционной работы для бизнеса важно иметь налаженную систему контроля персонала. Отсутствие мониторинга влечет риски снижения эффективности и безопасности работы компании.

Падение продуктивности. Удаленка часто стирает границы между работой и личной жизнью. Так, одни сотрудники могут трудиться с утра до ночи, а другие — то и дело отвлекаются на домашние дела. Такая расфокусировка может привести к выгоранию, невыполненным задачам и пропущенным дедлайнам.

Недостаток вовлеченности. В условиях удаленной работы сотрудники могут испытывать недостаток личного общения с коллегами и руководством. В итоге они чувствуют себя изолированными и менее мотивированными. В числе прочего это может повлиять на индекс чистой лояльности сотрудников, снизить удовлетворенность работой и качество бренда работодателя.

Потеря или утечка информации. Использование обычных мессенджеров и почты в рабочих целях отвлекает сотрудника: он может потерять информацию среди переписок, не заметить срочное сообщение или вовсе упустить клиента. Отправка рабочих данных через публичные сервисы чревата утечками конфиденциальных сведений — например, если сотрудник случайно перешлет сообщение не в тот чат.

Контроль сотрудников на удаленке должен обеспечивать прозрачность процессов, но не выглядеть при этом как тотальная слежка. Слишком жесткий и явный мониторинг может вызвать недоверие у команды и снизить мотивацию. Поэтому важно создать рабочую среду, в которой наблюдение за процессами будет восприниматься как помощь, а не давление.

Как корпоративные платформы помогают управлять удаленной командой

Корпоративная платформа объединяет сервисы для решения разных задач без необходимости устанавливать множество различных приложений и программ. Так, например, в едином рабочем пространстве можно ставить задачи, хранить данные и совместно с коллегами работать над документами. Синхронизация сервисов на такой платформе упрощает управление удаленной командой и позволяет легко отслеживать прогресс задач, быстро обмениваться информацией и координировать действия сотрудников.

Корпоративный мессенджер, чтобы упорядочить переписку команды и защитить данные. Для общения в компании эффективнее и безопаснее использовать не публичное решение, а специальный мессенджер для бизнеса. Такой сервис позволяет отделить деловые переписки от личных, защитить переписку от утечек и кибератак. А сотрудники будут меньше отвлекаться на постороннюю информацию, ограничивать рабочее время и эффективнее выстраивать work-life-balance.

В корпоративном мессенджере можно создать рабочие чаты по отделам и функциям — это поможет эффективнее организовать общение команды. Чаты и каналы удобно распределять в папки по категориям — например, для решения оперативных вопросов или переписок по проектам. А возможность создания задач из сообщений поможет не потерять хорошую идею при обсуждении планов в чате, а сразу передать ее в работу ответственным сотрудникам. Например, в Мессенджере VK WorkSpace можно создавать задачи прямо из переписки или в отдельной вкладке приложения.

В чате проекта можно формировать отдельные ветки обсуждений для решения рабочих вопросов — это позволяет не перегружать деталями основной чат, а впоследствии быстро находить нужную информацию в контексте задачи. В приложении VK Teams с доступом к сервисам платформы VK WorkSpace папки чатов и другие данные синхронизируются между всеми активными сессиями и платформами — это позволяет бесшовно продолжать общение на нескольких авторизованных устройствах.

Функция выборочного цитирования в чате позволяет ответить на часть сообщения, отправить цитату в другой чат или создать задачу

Почта с сервисами календаря и расписания. Корпоративную почту, в отличие от личной, можно администрировать: восстанавливать удаленные письма или заблокированный профиль, добавлять и удалять пользователей. Такая почта защитит данные компании и предотвратит утечку информации.

Упростить коммуникацию и планирование рабочих встреч можно с помощью общих папок и календарей в почте. А возможность создания писем из чатов в мессенджере позволит сразу запланировать встречу, не переходя в другие сервисы.

Еще один удобный функционал — возможность отмены отправки письма. Это может быть важно в ситуациях, когда письмо направлено по ошибке: не тому получателю или без нужного вложения. В корпоративной почте VK WorkSpace можно отменить отправку в течение 20 секунд, удалить непрочитанное письмо из чужого ящика или заменить его новым. Администратор имеет доступ ко всем почтовым ящикам и может восстанавливать удаленные письма.

Письма можно создавать прямо из группового или индивидуального чата, группировать их в треды и настраивать совместный доступ. Возможность создавать общие ящики для отделов и автоматические группы рассылок, загружаемые из LDAP-каталога, избавит от необходимости вручную обновлять списки. Это удобно, когда сотрудник переходит в другой отдел или увольняется.

Если коллеги договорились о встрече в личном или групповом чате, ее можно сразу же, не выходя из чата, запланировать в календаре и настроить получение уведомлений в мессенджере, а не в почте, где письма могут затеряться. В VK Teams можно выбрать пользователей из списка в профиле чата — и приложение перенаправит во вкладку почты, где в строке с адресатами уже будут нужные ящики

Сервисы для планирования задач и контроля за их выполнением. Инструменты корпоративной платформы для постановки задач и отслеживания статуса их выполнения помогают эффективно распределять нагрузку в команде, расставлять приоритеты между проектами и следить за дедлайнами. С помощью таких сервисов можно посмотреть текущий статус задачи или получить отчет о результатах проекта.

Так, с помощью сервиса Задачи в VK WorkSpace можно отслеживать нагрузку отдельного сотрудника или целой команды. Функции «Статус» и «Ответственный за выполнение» помогают быстро узнать, на каком этапе находится проект. А с помощью автоматических отчетов можно получать актуальную информацию о выполненных задачах и их результатах. Любую задачу можно комментировать: все сообщения сохраняются в карточке, и участникам не нужно искать ответы в разных переписках

Видеосвязь для проведения конференций и вебинаров. Качественная и стабильная видеосвязь — важное условие для работы удаленной команды. Она помогает быстро обсуждать рабочие задачи, что не всегда удобно в переписке. Такой сервис будет полезен, чтобы проводить командные совещания, обучение сотрудников, а также онлайн-встречи с клиентами и партнерами. Удобно, когда функционал корпоративной платформы позволяет модерировать созвоны, обмениваться документами и делиться экраном.

Например, с помощью системы аудио- и видеозвонков на платформе VK WorkSpace можно организовывать персональные и групповые встречи с коллегами, тренинги для сотрудников и конференции с экспертами. Режим вебинара и опции модерации позволяют собирать участников в зале ожидания, отключать микрофоны и камеры слушателей и удалять участников из звонка, если что-то пошло не так. Удобная функция чата позволяет общаться, отправлять файлы, проводить опросы и ставить задачи прямо из звонка. Функция записи звонка не перегружает компьютер, поэтому встречу получится записать даже на ПК с низкой мощностью

Сервисы для проведения опросов. Использование таких сервисов помогает выявлять проблемные вопросы, оптимизировать рабочие процессы и улучшать коммуникацию внутри компании. Они пригодятся HR-специалистам, команде обучения, а также всем сотрудникам компании. С помощью корпоративных опросов можно:

• собирать обратную связь персонала о различных аспектах работы;
• измерять уровень вовлеченности и удовлетворенности сотрудников;
• проводить тестирование знаний и навыков работников;
• узнавать мнение коллег по рабочим вопросам и составлять списки участников мероприятий.

Сервис Опросы на платформе VK WorkSpace позволит создать опрос без необходимости уведомлять каждого сотрудника отдельно — достаточно указать чат в VK Teams, и оповещение придет только его участникам. Ответы можно проанализировать через статистику в сервисе либо скачав их в формате таблицы. Можно использовать разные типы вопросов — например, респондент выбирает готовый вариант ответа из списка или отвечает в свободной форме

Файловое хранилище документов для систематизации информации. Сбор документов компании в одном месте облегчает поиск и упрощает коммуникацию в команде. А возможность совместной работы позволяет редактировать, просматривать и комментировать документы вместе с коллегами. При этом с помощью функционала контроля доступа к папкам и файлам можно разграничивать права пользователей — например, одни могут только просматривать файлы, а другие — редактировать, скачивать и удалять их.

Для работы удаленной команды удобным будет облачное хранилище, поскольку оно позволяет создать единую рабочую среду, независимо от местоположения сотрудников. Это особенно важно для компаний с персоналом, работающим из разных часовых поясов или стран.

Для хранения и редактирования всех типов файлов в VK WorkSpace есть Диск — корпоративное облачное хранилище. К нему можно подключить только тех пользователей на домене, которым это нужно, и управлять правами доступа.

Сервис позволяет:

• переносить документы на облачный диск из любых файловых хранилищ;
• совместно с коллегами работать с разными типами файлов: документы, таблицы, презентации;
• просматривать историю изменений и восстанавливать удаленные файлы;
• ограничивать форматы файлов для загрузки, чтобы защитить данные от утечек и вирусов. При совместной работе с документом можно использовать чат для обсуждения

Сервис Доска VK WorkSpace с шаблонами для проектов пригодится для совместной и личной работы с идеями, интеллект-картами и другими задачами. Работать на онлайн-досках, обмениваться файлами на диске и редактировать документы можно без переключений между интерфейсами

Сервисы для кадровых задач. Корпоративная платформа может включать специальные сервисы, которые помогают упростить работу HR-отдела, сократив время на рутинные задачи. Например, такие сервисы автоматизируют процессы, связанные с планированием, предоставлением и учетом отпусков и больничных листов, что удобно как для HR-специалистов, так и для персонала. Так, сотрудник может подать заявление на отпуск и отслеживать его статус через личный кабинет на корпоративной платформе.

Мониторинг активности и рабочего времени сотрудников. В офисе, когда все сидят на своих местах, отслеживать рабочее время персонала несложно. При организации удаленных рабочих мест следить, чтобы коллеги работали и не отвлекались, — это «задачка со звездочкой». Для этого есть специальные инструменты, которые помогают эффективно организовать удаленную работу сотрудников и повысить производительность.

К таким инструментам, например, относятся:

• онлайн-статусы, которые позволяют видеть присутствие сотрудника на рабочем месте в реальном времени;
• отчёты по входу и выходу сотрудников, которые помогают анализировать время начала и окончания работы;
• тайм-трекинги — системы учёта рабочего времени, которые позволяют отслеживать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение различных задач;
• интеграции с другими системами, например с системами управления проектами или CRM, что помогает проводить более полный анализ рабочего процесса.

Хотя внедрение подобных технологий может вызывать недовольство персонала, специфика рабочих процессов некоторых компаний требует внедрения данных инструментов для оптимизации бизнеса.

Контроль прихода и ухода сотрудников на работу

Иногда руководителям кажется, что перевод компании на удаленный формат работы может негативно отражаться на продуктивности команды. Однако зачастую они просто не понимают, как можно организовать контроль дистанционного работника эффективно. В решении этой задачи помогают специальные инструменты.

Фиксация начала и окончания рабочего дня. Наиболее удобный и эффективный инструмент учета рабочего времени на компьютере — тайм-трекер. Он может фиксировать активность сотрудников за компьютером, анализировать время, затраченное на выполнение задач, и формировать отчёты. На рынке есть различные решения для организации системы контроля рабочего времени удаленных сотрудников, в том числе российских производителей, например Bitcop и Crocotime.

Интеграции с биометрией или VPN для больших компаний. Некоторые компании используют системы распознавания лиц или отпечатков пальцев для контроля входа и выхода сотрудников из офиса. Хотя при удаленной работе такие системы применяются реже, они могут быть адаптированы для контроля доступа к корпоративной сети. VPN-решения также позволяют отслеживать подключения сотрудников к корпоративным ресурсам и собирать статистику подключений.

Как наладить эффективное взаимодействие и командную работу на удаленке

Для проектов, где коммуникация между сотрудниками существенно влияет на результат, важно, чтобы общение было продуктивным, а действия — слаженными. Достижению этой цели помогут следующие шаги.

Регламентация отчетности. Определение ответственных сотрудников, установка сроков выполнения задач и вида отчетов сделают рабочие процессы понятными и упростят взаимодействие в команде.

Разделение рабочего и нерабочего общения. Использование корпоративного мессенджера и почты поможет разграничить деловые и личные коммуникации, минимизировать отвлекающие факторы и улучшить продуктивность.

Корпоративная культура общения. Формирование правильной культуры общения в компании помогает сделать коммуникацию команды более эффективной. Для этого важно:

• использовать краткие и лаконичные формулировки в деловой переписке, избегая сложных словесных конструкций;
• соблюдать цифровой этикет, например своевременно отвечать на сообщения и проверять их содержимое перед отправкой;
• четко формулировать задачи и сроки их выполнения, например, устанавливая дедлайн, писать не «до вечера», а «до 17:00».

Подробнее о том, как выстроить деловой этикет в сети, рассказали в этой статье.

Профессиональные советы по организации дистанционной работы

Работа с удаленными сотрудниками требует особого подхода. Поэтому, чтобы эффективно управлять командой с учетом специфики дистанционного формата, важно:

Инвестировать в технологии. Обеспечьте команду необходимыми инструментами и технологиями для продуктивной работы. Это могут быть программы для управления проектами, облачные хранилища для документов, а также средства для видеоконференций. Эти инструменты будут наиболее эффективны, если использовать их не разрозненно, а на единой корпоративной платформе.

Обеспечить регулярные коммуникации и обратную связь. Используйте функционал корпоративных платформ для ежедневных встреч и обсуждений, чтобы сотрудники понимали свои задачи и сроки их выполнения. Важно, чтобы работники получали оценку своей работы и сами могли предлагать, что можно улучшить в процессах.

Создать культуру вовлеченности. Организуйте виртуальные мероприятия — такие как онлайн-вебинары, тимбилдинги и неформальные встречи. Это поможет сохранить командный дух и сплоченность в условиях удаленки. Сотрудники будут знать, что они важны, их мнение учитывается, — и будут чувствовать себя частью компании.

Поддерживать и развивать сотрудников. Предлагайте возможности для обучения и профессионального роста, а также well-being-программы — например, тренинги с психологами, коучами или другими помогающими практиками. Дистанционная работа может быть стрессовой, поэтому важно поддерживать психологическое состояние сотрудников, предоставляя им ресурсы для саморазвития.

Контролировать без потери доверия. Найдите баланс между доверием к сотрудникам и контролем за их работой. Излишний мониторинг может снизить мотивацию, поэтому важно уметь делегировать задачи и доверять команде.

Корпоративные платформы упрощают взаимодействие внутри компании и помогают быстрее и эффективнее решать задачи, но их использование не должно превращаться в инструмент тотального контроля. Для достижения максимального результата от использования таких платформ важно выбрать сервис, учитывающий специфику предприятия, и грамотно настроить внутренние рабочие процессы.

Попробуйте VK WorkSpace — платформу для бизнеса от VK Tech. Здесь есть всё для управления удаленными и распределенными командами: почта на домене с календарем и адресной книгой, мессенджер, видеоконференции, задачи, заметки, опросы, доска для идей и диск с редактором документов, таблиц и презентаций. Сервисы доступны в защищенном супераппе VK Teams и веб-версии на любых устройствах.