Как оптимизировать расходы на корпоративные сервисы для бизнеса

Часто компании используют десятки сервисов для работы: мессенджеры для переписок, почту для обмена файлами, облако для хранения документов, таск-трекеры для постановки задач, а также отдельные платформы для видеовстреч и планерок. В итоге бизнес платит за несколько приложений, в которых часть функций дублируется, а сотрудники переключаются между разными окнами и тратят время впустую.

Помимо этого, в России частично ограничена работа популярных зарубежных мессенджеров — WhatsApp и Telegram. Всё это делает переход на отечественные корпоративные платформы не просто удобным, а стратегически важным решением. В статье разберем, почему единая корпоративная экосистема выгоднее для бизнеса и как коммуникационная платформа VK WorkSpace закрывает все потребности для работы команды.

Почему несколько сервисов для бизнеса — это не только неудобно, но и невыгодно

На первый взгляд решение подключить несколько сервисов кажется оптимальным: компания платит за каждый отдельно и получает решения под разные задачи. Но если посчитать расходы на несколько таких приложений, становится ясно, что с такой подписной моделью бизнес переплачивает.

Представим среднестатистическую фирму из сферы девелопмента и строительства. В компании работает около 100 сотрудников: отдел продаж, проектировщики, юристы, бухгалтеры и HR. Они используют сервис для видеозвонков, таск-трекер, облачное хранилище, корпоративный мессенджер и почту. Если подключать всё это отдельно, получится такая картина*: * Мы проанализировали самые популярные сервисы: взяли минимальные тарифы на одного пользователя в 2025 году и посчитали среднее арифметическое значение — так получилась примерная стоимость подписки в месяц. Данные брали из открытых источников.

Выходит, что компания платит только за базовые сервисы более 150 000 рублей в месяц или почти два миллиона рублей в год. Если добавить к списку CRM-систему, BI-аналитику и другие инструменты для HR и бухгалтерии, сумма может увеличиться в 1,5–2 раза.

Минусы использования нескольких сервисов вместо единой корпоративной платформы:

• Разные системы авторизации. У каждого сервиса — свои логины и пароли, что снижает безопасность и усложняет вход: сотрудники могут использовать одинаковые пароли или забывать данные.
• Несогласованные интерфейсы. Работникам приходится переключаться между несколькими окнами, тратить время на поиск паролей и нужных кнопок в разных интерфейсах. Так они теряют концентрацию.
• Сложность администрирования. IT-отделу нужно отслеживать десятки подписок, контролировать сроки оплаты и выдавать несколько доступов сотрудникам — это большая нагрузка и рутинная работа.
• Рост расходов при масштабировании. Когда число сотрудников увеличивается, стоимость подписок на разные сервисы растет.
• Отсутствие стандарта. В некоторых компаниях работники используют разные сервисы: кто-то WhatsApp, кто-то Telegram. В итоге коммуникации теряются, а при увольнении сотрудника найти документы или переписку невозможно.
• Риски работы в зарубежных сервисах. В России уже действуют ограничения на WhatsApp и Telegram, а доступ к другим иностранным продуктам в любой момент может быть ограничен. То, что работает сегодня, завтра может оказаться недоступным — это риск.

Что дает бизнесу единая корпоративная платформа

С единой экосистемой можно получить все инструменты в одном решении. Это не только сокращает расходы компании на подписки, но и делает работу сотрудников продуктивнее. Вот какие основные преимущества есть у платформы для бизнеса.

Общая авторизация пользователей. Один аккаунт для всех сервисов повышает уровень безопасности и снижает риск утечки данных. Сотрудникам не нужно запоминать несколько логинов и паролей.

Удобство работы в одной программе. Все сервисы внутри единой экосистемы выглядят одинаково и функционируют по схожему принципу. Работникам не придется переключаться между разными окнами, появляется меньше отвлекающих факторов. Так сотрудники не теряют время и больше фокусируются на задачах.

Кросс-платформенность. В единой корпоративной системе можно работать на любом устройстве в разных местах: в офисе, дома или в командировке. Документы, задачи и переписки синхронизированы, разным отделам проще взаимодействовать друг с другом.

Снижение затрат на лицензии. Компания оплачивает подписку за весь комплекс инструментов, а не за каждый сервис по отдельности. В итоге расходы на цифровую инфраструктуру сокращаются в разы.

Удобство администрирования. IT-отделу проще контролировать доступы, управлять настройками аккаунтов и следить за обновлениями программы. Нет десятков счетов, лицензий и рисков потерять контроль над сервисами.

Безопасность и хранение данных в одном месте. Документы, переписка и рабочие файлы находятся внутри защищенной корпоративной системы. Они не разбросаны по разным зарубежным сервисам, серверы которых находятся за границей.

Таким образом, с единым решением подписная модель становится выгоднее для бизнеса.

Какую корпоративную платформу стоит внедрить бизнесу

На рынке есть много решений, которые закрывают разные потребности компаний. Например, одни платформы предлагают сервисы для электронного документооборота и проверки контрагентов. Другие — облачное хранилище, приложения для коммуникаций и интерактивную доску для совместной работы команды.

Одна из российских платформ с наиболее комфортными условиями — VK WorkSpace. Она работает по единой подписной модели и предоставляет полный набор всех инструментов:

• Мессенджер — корпоративный мессенджер с чатами, аудио- и видеозвонками, таск-трекером и мини-приложениями для автоматизации рабочих задач.
• Видеоконференции без ограничения по времени, с приглашением по ссылке и возможностью подключить до 500 участников.
• Корпоративная почта со своим доменом с неограниченными объемом ящика. Подключается любое количество пользователей.
• Календарь, в котором можно планировать встречи, отправлять приглашения на видеоконференцию другим пользователям и вести расписание в одном месте.
• Облачный диск — защищенное пространство, в которое можно поместить все рабочие документы и предоставлять доступ коллегам по ссылке.
• Документы, которые можно редактировать онлайн совместно с другими пользователями.
• Задачи — планирование задач и дедлайнов для себя и коллег, отслеживание статусов выполнения.
• Доска для совместной работы с командой: заметки, планы, шаблоны по каждому проекту — всё в одном месте.

Все сервисы для бизнеса доступны через единый интерфейс в браузерной и мобильной версиях приложения VK Teams. Пользователь переключается между почтой, чатом, облаком, календарем и задачами буквально за один клик

Корпоративная платформа VK WorkSpace адаптирована под любые бизнес-форматы. Например, ее можно внедрить двумя способами: по SaaS-модели, разместив в облаке, или через On-Premise-решение на внутренних серверах компании. Подписка на одного пользователя по SaaS стоит 159 рублей в месяц при оплате за год и 199 рублей при оплате помесячно. По On-Premise цена рассчитывается индивидуально.

VK WorkSpace обеспечивает комплексную защиту корпоративных данных. Администратор может моментально удалить пользователя, если сотрудник уволился или потерял телефон, чтобы избежать утечки данных. Двухфакторная аутентификация, зашифрованный TLS-канал при передаче информации, end-to-end-шифрование для звонков защищают доступ на всех уровнях.

Серверы платформы находятся в России, а само решение входит в реестр отечественного ПО. Бизнес может не опасаться, что его работа будет ограничена.

Как сэкономить на подписках с сервисом для бизнеса VK WorkSpace

Вернемся к примеру компании из сферы девелопмента и строительства, где работает 100 сотрудников. Сейчас она использует несколько разных подписок: почта, облако, видеосвязь, корпоративный мессенджер и таск-трекер. На первый взгляд расходы не кажутся критичными, но если сложить всё вместе, сумма впечатляет.

Давайте сравним, во сколько бизнесу обойдутся отдельные подписки и интеграция VK WorkSpace. С VK WorkSpace компания ежемесячно может экономить 85–92% бюджета на подписки.

Кроме того, бизнес получает корпоративную платформу, на которой всё под рукой. Такое решение не только экономит средства, но и делает взаимодействие между сотрудниками удобнее.

Попробуйте VK WorkSpace в своей компании и оцените окупаемость перехода на единую экосистему.