Как перевести 1000+ сотрудников на корпоративную почту за 1 день: кейс petshop.ru

Petshop.ru — самый крупный в России интернет-магазин товаров для животных. Сейчас в компании работает больше 3000 человек, и это число постоянно растет. Чтобы создать единое рабочее и информационное пространство, petshop.ru подключили коммуникационную платформу для бизнеса VK WorkSpace.

Рассказываем, как компания перенесла на корпоративный домен всю переписку и какими возможностями VK WorkSpace пользуются сотрудники.

3 причины, почему выбрали VK WorkSpace

Широкие возможности администрирования. Офис petshop.ru расположен в Санкт-Петербурге, а розничные магазины — в 39 городах по всей стране. Именно поэтому системным администраторам компании было важно, чтобы они могли управлять аккаунтами удаленно и без участия пользователя.

В почте от VK WorkSpace администратор может создавать новые учетные записи, восстанавливать удаленные письма из корзины, блокировать аккаунты и заходить в нужный ящик под логином пользователя. Это удобно, например, если сотрудник ушел в отпуск и забыл настроить автоответ на входящие письма — за него это легко сделает системный администратор. Чтобы войти в аккаунт сотрудника, администратор со своего аккаунта выбирает сотрудника и нажимает «Войти как пользователь»

Российская компания с надежной репутацией. Корпоративная почта на платформе VK WorkSpace — это полностью отечественный продукт. Копии каждого письма хранятся на двух серверах, расположенных в России.

Привычный интерфейс почты. Часто сотрудники негативно относятся к переменам, поэтому компании было важно сделать переход на новый сервис максимально бесшовным. Рабочий почтовый ящик сотрудника выглядит практически так же, как личный — не нужно переучиваться и привыкать к новым настройкам.

Еще у корпоративной почты единый доменный адрес. Это значит, что клиенты и партнеры не будут получать сообщения от адресатов вроде ulitka777@domen.xx. У каждого сотрудника в названии ящика будет фамилия, имя и адрес компании после @. Интерфейс корпоративной почты на VK WorkSpace практически не отличается от того, который знаком пользователям по личным ящикам

Итог: вся коммуникация в корпоративной почте

Системным администраторам компании предстояло перевести на новый сервис больше 1000 пользователей. Миграция прошла незаметно для сотрудников — в новой почте коллеги смогли быстро разобраться.

В petshop.ru работают с корпоративной почтой на платформе VK WorkSpace больше года. Вот какие возможности сервиса используют в компании.

Все сотрудники работают в едином пространстве. Новый специалист сразу получает корпоративный ящик, а вся коммуникация между подразделениями ведется через рабочую почту.

У всех одинаковые возможности для работы. Например, сотрудники настраивают фильтры входящих сообщений. Так письма от бухгалтерии, отдела маркетинга или конкретного клиента попадают в определенную папку и не теряются. Вот какие еще возможности доступны пользователям:

• создавать автоматические ответы на письма — например, когда сотрудник в отпуске или на больничном;
• создавать отложенные сообщения;
• отменять отправку в течение 20 секунд, если нужно изменить текст или письмо отправили не тому адресату;
• включать уведомление о доставке письма;
• автоматически разбирать почту, если в ящике скопилось много писем.

Администратору удобно контролировать пользователей и решать спорные вопросы. Например, он может войти в ящик под аккаунтом работника и убедиться, что сотрудники не делятся конфиденциальной информацией.

Корпоративная почта безопасна. В сервис от VK WorkSpace встроены антивирусные, антиспам- и антифишинговые инструменты. Так системные администраторы уверены, что сотрудники не поймают вирус, открыв письмо с коммерческим предложением или рекламной рассылкой.

Кроме почты, на платформе VK WorkSpace доступны другие сервисы: мессенджер, видеоконференции, задачи, файловое хранилище и возможность редактировать документы.

Узнайте больше о корпоративной почте на платформе VK WorkSpace на нашем сайте →