Как создать почту на собственном домене: пошаговая инструкция

Корпоративная почта — важный канал для делового общения в компаниях любого масштаба. В отличие от сервисов для личной переписки в ней есть дополнительные опции для бизнеса: централизованное управление ящиками пользователей, расширенные настройки безопасности и возможность интеграций с информационными системами организации.

Рассказываем, зачем компании нужна почта со своим доменом, как добавлять пользователей и быстро мигрировать данные в сервисе VK WorkSpace.

Зачем нужна корпоративная почта на своем домене

Корпоративная почта на домене компании — это сервис, который позволяет выдать сотрудникам и подразделениям рабочие ящики вида «name@company.com», где name — ФИО или название отдела, а company — название компании.

Например, отдел продаж может получить адрес «sales@company.com», а техническая поддержка — «support@company.com».

У корпоративной почты со своим доменом есть важные преимущества для бизнеса:

• Письма с корпоративных адресов выглядят солидно, им больше доверяют.
• Корпоративные письма реже попадают в папку «Спам», а значит рассылку прочитает больше подписчиков.
• В корпоративной почте проще настроить надежную защиту от взлома.
• Администратор может управлять всеми почтовыми ящиками компании через единый интерфейс: создавать новые ящики и удалять старые, настраивать права доступа и следить за активностью сотрудников.
• Корпоративную почту можно интегрировать с другими рабочими сервисами. Например, настроить синхронизацию с CRM-системой, чтобы автоматизировать рутинные задачи.

1. Выбрать сервис

Прежде чем заводить корпоративную почту, нужно выбрать сервис, который подойдет для ваших бизнес-процессов. Например, в почтовой системе коммуникационной платформы VK WorkSpace можно подключить свой домен, использовать календарь и адресную книгу сотрудников. Администраторам доступны расширенные настройки сервиса для управления пользователями и защиты данных.

Вот некоторые полезные фишки почты на платформе VK WorkSpace:

• почту можно брендировать — настроить корпоративные цвета, использовать логотип компании и фирменные шрифты;
• письма группируются в треды — так удобнее следить за диалогом и быстро находить информацию в переписке;
• во встроенном календаре можно планировать совместные встречи, прикреплять файлы в события и делиться доступом с коллегами;
• в адресной книге по умолчанию есть все контакты сотрудников — это ускоряет онбординг новичков;
• можно делегировать управление отдельными папками или всем ящиком другому пользователю, не передавая пароль;
• файлы из писем сохраняются в облачном хранилище платформы — он доступен в единой подписке вместе с другими сервисами платформы;
• сервисы доступны с компьютера, смартфона и планшета — в приложении VK Teams и веб-версии в браузере.

Перед тем, как создать почту со своим доменом, нужно оценить ИТ-инфраструктуру компании. Корпоративную почту VK WorkSpace можно запустить:

В облаке (SaaS). Так компания может сэкономить на серверном оборудовании и IT-специалистах. Все обновления происходят автоматически. На серверах компании (On-premise). Подходит для крупных организаций, у которых больше 2000 пользователей. Администратор получает полный контроль над информацией и настраивает системы безопасности по своим требованиям.

2. Зарегистрировать аккаунт

Рассказываем, как сделать почту со своим доменом в облаке. Чтобы зарегистрировать аккаунт администратора в VK WorkSpace, нужно перейти по ссылке biz.mail.ru и нажать кнопку «Попробовать». Войти в аккаунт можно с помощью email, VK ID или аккаунта на «Госуслугах»

В появившемся окне укажите существующий адрес почты, нажмите кнопку «Продолжить» и введите пароль. Если у вас нет почты, создайте новый ящик, например, на Mail.ru. Для этого перейдите по ссылке, придумайте имя ящика и нажмите «Создать». Затем используйте этот адрес и пароль для регистрации аккаунта администратора в VK WorkSpace.

Если вы хотите авторизоваться через VK ID, выберите этот способ и введите свой номер телефона в открывшемся окне. Далее вам понадобится ввести код подтверждения, который придет на номер телефона, а затем пароль аккаунта.

Если у вас есть аккаунт на портале Госуслуг, можно авторизоваться с его помощью. Выберите логотип Госуслуги при регистрации, введите свой логин и пароль в открывшемся окне и подтвердите вход по смс. Дайте согласие на обработку данных с помощью кнопки «Разрешить». Далее нужно связать новую почту с Госуслугами. Для этого нажмите кнопку «Создать». Перед вами откроется почти заполненная форма — останется только придумать адрес для ящика и нажать кнопку «Далее».

3. Выбрать: зарегистрировать почту на бесплатном домене или на собственном

При регистрации проекта в VK WorkSpace можно выбрать один из двух вариантов: использовать домен компании или создать бесплатный домен в зоне bizml.ru. Во втором случае можно подключить тестовый период и полноценно пользоваться всеми сервисами платформы в течение 30 дней без оплаты. Этого времени должно хватить, чтобы оценить преимущества решения.

В этой статье подробно рассказали, как получить тестовый доступ к VK WorkSpace и бесплатно протестировать сервисы платформы →

4. Зарегистрировать домен

Можно сразу добавить собственный домен компании в панели администратора. А если его нет, нужно взять имя в аренду у специальных компаний-регистраторов. Можно выбрать любую доменную зону: .RU, .РФ, COM, .NET, .ORG и другие. Найти проверенного регистратора популярных в России доменных зон «.RU» и «.РФ» можно на сайте Координационного центра.

Название домена часто повторяет имя бренда или напрямую связано с деятельностью компании. Если название получается слишком длинным, допустимо его сократить. Можно использовать аббревиатуры, как делают «Российские железные дороги» — rzd.ru. Короткие названия легче произносить и меньше шансов ошибиться при записи.

Дефисы в домене помогают разделить слова, но не стоит ими злоупотреблять. Достаточно одного-двух: например, zakaz-biletov.ru. Тогда при создании электронной почты с российским доменом получатся простые и запоминающиеся адреса.

5. Подтвердить права на домен

Затем для создания почты на своем домене понадобится подтвердить права. Подтверждение прав защищает от несанкционированного доступа

С помощью HTML-файла. Можно использовать при наличии работающего сайта на домене.

1. Скачайте предложенный HTML-файл.
2. Загрузите его в корневой каталог вашего веб-сервера.
3. Убедитесь, что загруженный файл открывается на вашем сайте.
4. Нажмите кнопку «Подтвердить».

С помощью метатега. Этот способ создания корпоративной почты на домене также подходит при наличии работающего сайта на домене.

1. Добавьте перед закрывающим тэгом код, указанный на сайте https://biz.mail.ru/
2. Нажмите кнопку «Подтвердить».

Через DNS-проверку. Можно использовать даже при отсутствии сайта на домене. Новая DNS-запись не повлияет на работу сайта или вашей текущей почты. Для добавления TXT-записи вы должны иметь доступ к редактированию DNS-записей домена.

Обычно это делается через веб-интерфейс хостинг-провайдера или регистратора доменного имени.

1. Добавьте DNS-запись с указанными значениями.
2. Нажмите кнопку «Подтвердить». Иногда интерфейс управления DNS не позволяет использовать символ @ как имя домена/поддомена. В этом случае используйте имя вашего домена с точкой на конце, например: «corp.vk.com.». Изменение DNS-записи может занять от нескольких минут до нескольких часов.

С помощью переноса DNS. Чтобы создать почту на домене, можно перенести управление DNS-записями на серверы VK WorkSpace и делегировать домен на Mail.ru. Для этого понадобится только заменить DNS-сервера на указанные в личном кабинете.

6. Настроить DNS-записи

DNS-записи — это простые указания для браузеров и других сетевых приложений, как работать с вашим доменом. Без этих записей почта не будет работать правильно.

MX-запись. Служит указателем пути для электронных писем. MX-запись определяет сервер, который будет обрабатывать почту. Домен без MX-записи выглядит ненадежным для почтовых служб, а письма либо вообще не дойдут до адресата, либо попадут в спам.

• Перейдите на сайт провайдера, у которого находится DNS-зона управления вашим доменом.
• Введите логин и пароль для входа в панель управления.
• Перейдите в раздел управления DNS-зонами необходимого домена.
• Удалите все ранее настроенные MX-записи.
• Добавьте новую MX-запись со следующими параметрами: • Поддомен: @ • Значение: emx.mail.ru • Приоритет: 10

Проверка занимает несколько часов. Письмо с результатами придет на почту.

SPF-запись. Специальная DNS-запись, которая подтверждает, что вы разрешаете отправлять письма с вашего домена через выбранный сервис. Благодаря этому другие почтовые сервисы понимают, что письма настоящие, а не поддельные, и не отправляют их в спам.

Чтобы настроить SPF-запись:

• Перейдите на сайт провайдера, у которого находится DNS-зона управления вашим доменом.
• Введите логин и пароль для входа панель управления.
• Перейдите в раздел управления DNS-зонами необходимого домена.
• Добавьте новую ТХТ-запись со следующим значением v=spf1 redirect=_spf.mail.ru

DKIM-подпись. Помогает почтовым сервисам понять, что сообщение отправлено реальным человеком, а не мошенником. Так письма попадают в папку «Входящие», а не в «Спам».

• Перейдите на сайт провайдера, у которого находится DNS-зона управления вашим доменом.
• Введите логин и пароль для входа в панель управления.
• Перейдите в раздел управления DNS-зонами домена.
• Добавьте новую ТХТ-запись со значением, которое указано в разделе «Состояние сервера» панели администратора.

DMARC. Технология, которая защищает домен от подделок и спама и снижает количество мошеннических рассылок от имени вашего домена.

Чтобы настроить политику DMARC:

• Перейдите на сайт провайдера, у которого находится DNS-зона управления вашим доменом;
• Введите логин и пароль для входа в панель управления.
• Перейдите в раздел управления DNS-зонами необходимого домена.
• Добавьте новую TXT-запись вида _dmarc.example.com (где вместо example.com должен быть ваш домен), соответствующую выбранной политике.

На этом технические настройки почты на домене завершены.

7. Создать почтовые ящики для сотрудников

Откройте в панели администратора раздел «Пользователи». Чтобы создать почтовый ящик для нового сотрудника, нажмите «Создать». Укажите имя и фамилию пользователя, создайте логин и пароль.

Создание личного файлового хранилища доступно сразу при добавлении нового ящика

Настройки профиля пользователя. Чтобы открыть меню, нужно выбрать сотрудника в общем списке. Администратор может сменить пароль, задать права доступа, посмотреть действия пользователя, а также настроить двухфакторную авторизацию. Так безопасность аккаунтов будет под контролем, ведь даже если сотрудник забыл настроить безопасный вход, администратор может самостоятельно добавить номер телефона для подтверждения. В разделе «Редактирование профиля» заполняются подробные личные данные

Разница между удалением и блокировкой пользователя. В разделе «Пользователи» можно отметить галочкой сотрудника и выбрать нужную функцию: «Удалить» или «Заблокировать». При удалении сотрудника удаляется его ящик, письма, настройки и файлы в облаке. Восстановить эти данные нельзя. При блокировке файлы сохранятся, но пользователь не получит к ним доступ. Чтобы снять блокировку, надо нажать «Разблокировать».

Общий ящик для отделов. Создание почты со своим доменом позволяет гибко настраивать функции. Так пользователей можно добавить в группу с одним электронным адресом. Письма, которые отправлены на адрес группы, придут всем участникам. Это удобно, если информация важна для всего отдела. Для создания группы пользователей нужно отметить галочкой, справа нажать на «…» и выбрать пункт «В группу»

Инструкции для администраторов можно посмотреть в видеоформате. Подробнее рассказали об этом в статье.

Как перенести данные из другой корпоративной почты

Для этого нужно воспользоваться функцией миграции. Она помогает быстро перенести список контактов, письма из старых ящиков и файлы из облака. Даже если у компании уже есть почта на другом сервисе, сделать почту на своем домене и мигрировать в нее будет легко. Во время миграции нужно выбрать исходный почтовый сервис

Для переноса данных не потребуется привлекать пользователей: все настройки выполняются из панели администратора. Чтобы мигрировать данные:

• В разделе «Почта» выберите пункт «Миграция».
• Нажмите «Вкл» и заполните поля настройки.
• Нажмите «Сохранить».
• Перенесите все ящики на серверы biz.mail.ru.
• Настройте MX-, SPF-записи и DKIM-подпись.

Перенести письма можно тремя способами: настроить перенос аккаунта одного пользователя на другую почту, использовать CSV-файл почты для массовой миграции или включить сборщик для экспорта учетной записи уже существующего пользователя. За одну миграцию можно автоматически перенести данные 20 000 пользователей.

В этой статье можно узнать, как перенести почту и файлы на платформу VK WorkSpace →

Узнать подробнее особенности миграции с Microsoft 360, Google Workspace, Яндекс 360 и других сервисов можно в документации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подключить почту VK WorkSpace на своем домене, если нет сайта?

Да, вы можете использовать бесплатный домен, который предоставляет платформа VK WorkSpace. Ваш домен будет иметь вид <название>.bizml.ru, а адреса сотрудников — ivanov@<название>.bizml.ru.

Сколько времени занимает настройка корпоративной почты?

Проверка MX-записи занимает несколько часов. По завершении проверки вам на email будет отправлено письмо с результатами. После этого можно будет полноценно пользоваться всеми функциями корпоративной почты VK WorkSpace.

Сколько стоит сделать почту с доменом организации?

Платформа VK WorkSpace предлагает три тарифа.

• «Базовый» — для небольших команд с основными инструментами для работы и совместного доступа из единого Супераппа. Стоимость: при помесячной оплате 259 руб за пользователя в месяц и 207 руб за пользователя в месяц при оплате за год;
• «Расширенный» — для компаний, которым нужно больше места, возможностей и управления. Цена за пользователя в месяц от 367 руб;
• «Индивидуальный» — для крупных организаций с неограниченными ресурсами и гибкой настройкой. Стоимость — по запросу.

Можно ли использовать VK WorkSpace для нескольких доменов?

В VK WorkSpace на одну учетную запись можно подключить до 10 доменов. Они могут относиться к разным организациям. Так у каждой компании будет своя почта на домене.

Полезные советы по безопасности корпоративной почты VK WorkSpace

Интегрируйте внешние антивирусные и DLP- и SIEM-системы. Эта функция доступна, если корпоративная почта развернута на серверах компании (On-premise). В корпоративной почте VK WorkSpace на облаке уже работают встроенные системы, которые помогают блокировать вредоносные файлы и защищают от подозрительных писем.

Гибко управляйте доступом сотрудников. Вы можете выбрать кому доверить права администратора, а также настроить права пользователей. При этом доступ к календарю, почту и папкам можно дать другому человеку, не раскрывая логин и пароль.

Настройте двухфакторную аутентификацию. Она снижает риски взлома аккаунтов электронной почты со своим доменом. Это значит, что злоумышленникам сложнее будет получить доступ к данным компании. Функцию можно активировать самостоятельно, если знаете номер телефона сотрудника. В документации можно узнать, как настроить аутентификацию для одного пользователя или сразу для всех.

Создайте резервные копии. Это повысит надежность корпоративной почты. Можно выбрать, как часто делать бэкапы и сколько хранить их в системе. В случае сбоя, восстановить данные будет легко. Письма, вложения и настройки учетных записей сохранятся.

В VK WorkSpace можно не только сделать почту на домене компании, но и пользоваться другими сервисами для совместной работы и общения команд. Чтобы зарегистрировать домен и начать работу — переходите по ссылке или оставляйте заявку в форме ниже. Наши специалисты свяжутся с вами и помогут с подключением.