Как вести «минутки» и мемо после встречи: лайфхаки для команд

Часто после совещаний команды сталкиваются с проблемой: идеи обсудили, решения приняли, но через пару дней договоренности теряются или интерпретируются по-разному. В итоге к следующей встрече задачи не выполнены, и приходится тратить время на повторные обсуждения. Процессы стоят, недовольство растет.

Таких проблем можно избежать, если вести Minutes of Meeting и меморандум встречи. В статье расскажем, что это такое и как сделать процесс быстрее и удобнее с помощью инструментов платформы VK WorkSpace для корпоративных коммуникаций и совместной работы команд.

Что такое Minutes of Meeting и меморандум встречи

Minutes of Meeting (MoM, или «минутки встречи») — протокол, в котором фиксируются ключевые факты совещания: дата и время, тема встречи, основные тезисы обсуждений, принятые решения, зоны ответственности и сроки выполнения задач.

Меморандум встречи (мемо, мемо совещания или резюме совещания) — краткий документ, похожий на служебную записку. В нём дополнительно фиксируются пояснения, почему принято то или иное решение, к каким выводам и рекомендациям пришла команда по итогам созвона.

Для чего нужны «минутки» и мемо встречи

Minutes of Meeting и меморандум дополняют друг друга: в MoM можно фиксировать задачи, а в мемо — объяснять команде логику решений, вводить коллег в общий контекст по проекту. Вот почему еще они полезны для бизнеса:

Четкая коммуникация. После встречи у всех участников остаются на руках одинаковые документы с итогами. Это исключает споры и недопонимания по зонам ответственности: каждый сотрудник видит свои задачи по проекту.

Фиксация ключевых решений. MoM и мемо хранятся в общей папке на корпоративном диске, поэтому команда может в любое время посмотреть, о чём шла речь на совещании. Если есть вопросы по задачам, легко восстановить цепочку решений и отследить, где образовалось «узкое место».

Продуктивность встреч. В некоторых компаниях регулярные совещания со временем могут стать формальностью: команда привыкает к постоянным встречам, не включается в решение вопросов и тратит время впустую. Minutes of Meeting и меморандум помогают избежать этого.

Тимлид ставит конкретные цели на созвоны, а сотрудники понимают, что итоги будут зафиксированы в документах, — значит, обязательно нужно найти и сформулировать решения. Такой формат работы дисциплинирует, и коллектив включается в обсуждение вопросов на каждом совещании.

Как подготовиться к ведению документов на встрече

Грамотная подготовка экономит время участников и снижает риск недопониманий после созвона. Чтобы встреча прошла продуктивно, действуйте последовательно по шагам:

Шаг 1. Определите повестку встречи. Укажите цель встречи, ключевые вопросы для обсуждения, список участников. Если цель сформулировать не получается, лучше отменить совещание. Это правило используют многие международные компании, что позволяет им экономить время и ресурсы команды.

Шаг 2. Поделитесь повесткой встречи с командой. Стоит сделать это минимум за сутки до совещания — тогда коллеги смогут подготовиться к созвону и придут с конкретными предложениями.

К повестке прикрепите документы, которые пригодятся на обсуждении: презентации, регламенты, аналитические отчеты. Так коллеги заранее погрузятся в тему и на совещании не будут тянуть время. Отправить повестку можно в общий чат — например, в корпоративном Мессенджере VK WorkSpace.

В Супераппе платформы VK WorkSpace Почта, Календарь, Мессенджер и другие сервисы доступны в режиме одного экрана. Если не все сотрудники состоят в одном чате, можно добавить адженду в событие Календаря и пригласить участников. Там же получится прикрепить дополнительные файлы.

Чтобы не потерять данные, основную информацию по встрече лучше продублировать в разных сервисах на платформе — например, в Календаре и Мессенджере

Шаг 3. Назначьте ответственного сотрудника. На каждом созвоне должен быть человек, который ведет Minutes of Meeting и фиксирует мысли коллег без искажений. После встречи он загружает итоговые документы в общую папку и делится доступом с командой. Важно, чтобы все участники знали, кто именно отвечает за протокол, и при необходимости могли быстро уточнить у него детали — так коммуникации станут упорядоченными.

Шаг 4. Проверьте свободные слоты коллег и поставьте встречу в общий календарь. Например, в Календаре VK WorkSpace есть личные календари сотрудников, где они планируют свои рабочие встречи, а также общие календари для команд. Коллеги видят занятые слоты друг друга — это помогает выбрать подходящее окно для группового созвона.

В Календарь и другие сервисы интегрирована адресная книга, поэтому не придется тратить время на поиск контактов: их легко найти в списке. Если встреча проходит еженедельно с одним составом участников, можно объединить коллег в группу или добавить в «Избранное». Кроме того, можно создать регулярную встречу в календаре.

Ответственный за проведение встречи отправляет приглашение участникам, уведомление об этом приходит каждому на корпоративную почту. Если сотрудник примет приглашение, созвон автоматически появится в его календаре. Если нет — ответственному придет уведомление о том, что необходимо предложить новый слот. Это можно сделать сразу в карточке события, без дополнительных обсуждений в рабочем чате.

Создать ссылку на онлайн-звонок также можно в Календаре. Она будет сгенерирована автоматически вместе с ID звонка и кодом доступа. Для встреч, которые проходят в офисе, есть функция бронирования переговорных комнат. Если в компании подключена эта опция, в карточке события отображаются доступные помещения, их вместимость, оборудование и занятость по времени.

В календаре каждого сотрудника видно, в какие часы у него есть время для созвона

Шаг 5. Подготовьте шаблоны. Документ Minutes of Meeting должен быть коротким и структурированным. До созвона подготовьте шаблон в виде таблицы — так будет проще заполнять информацию. MoM может выглядеть так:

В протоколе зафиксированы ключевые факты совещания

Меморандум — короткий документ с выводами. Пропишите все договоренности максимум на 1–2 страницах. Например, по такому шаблону:

Дополнительно в меморандуме можно прописать рекомендации коллегам

Как вести Minutes of Meeting во время встречи

Чтобы было проще внести идеи в протокол, учтите следующие рекомендации:

Используйте короткие формулировки.

❌ «Обсудили возможность проведения рекламной кампании в социальных сетях и решили, что стоит запустить тест с ограниченным бюджетом начиная с 10 октября».

✅ «Решение: тест рекламной кампании в соцсетях с 10.10».

Оформляйте информацию в списках и таблицах.

❌ «Решили запускать рекламную кампанию с 10 октября. Алексею С. нужно собрать аналитику к 5 октября. Мария И. должна подготовить презентацию к 8 октября».

✅ В виде списка:

• Цель: тест рекламной кампании в соцсетях с 10.10.
• Задача: подготовить презу → Мария И., ддл — 08.10.
• Задача: собрать аналитику → Алексей С., ддл — 05.10.

✅ В виде таблицы:

Упростить задачу по ведению документов помогут инструменты VK WorkSpace:

Чат встречи для совместных заметок. Во время созвона можно открыть чат, он виден всем участникам. В нём удобно фиксировать договоренности прямо по ходу обсуждения. Если встреча регулярная, чат сохраняется, и в следующий раз легко вернуться к заметкам прошлого созвона.

Задачи. Чтобы не потерять договоренности и сразу передать новые таски в работу, можно заносить их прямо из чата звонка в сервис «Задачи». Для этого надо заполнить формулировку поручения, отметить профиль сотрудника, срок и приоритет. После сохранения задача автоматически появится в списке тасков исполнителя, а он получит уведомление от чат-бота.

VK WorkSpace — единая платформа сервисов. Если поставить задачу в чате звонка, она отобразится в списке тасков сотрудника в сервисе «Задачи»

Запись встреч. После совещания бот пришлет файл всем участникам. Это удобно, если нужно освежить в памяти детали встречи или когда сотрудник не смог подключиться к созвону.

Организатору встречи нужно нажать на кнопку «Запись», чтобы зафиксировать обсуждения на видео

Заметки. Можно завести отдельную заметку и прописывать в онлайн-режиме краткое резюме встречи. Затем поделиться доступом с коллегами и настроить возможность совместного редактирования.

Отмечайте коллег в заметках, чтобы они получили уведомления и подключились к работе в едином пространстве

Как оформить меморандум встречи

Создавать мемо удобно в Документах VK WorkSpace. В сервисе получится настроить права доступа для сотрудников на просмотр, комментирование и редактирование файла. Для документов с конфиденциальной информацией можно использовать дополнительные опции защиты: установить пароль, срок действия ссылки или ограничение на количество скачиваний.

Чтобы меморандум выглядел аккуратно, а сотрудникам было проще его читать, пользуйтесь встроенными инструментами верстки:

• Подзаголовки. Разбейте документ на блоки и выберите стиль текста для каждого раздела: «Заголовок», «Заголовок 2», «Заголовок 3». Так легче искать нужную информацию.
• Списки. Ключевые пункты обсуждений лучше вынести в маркированный список, а пошаговые договоренности — в нумерованный.
• Цветные маркеры. Например, красным цветом выделяйте срочные задачи, желтым — таски, которые находятся в работе, а зеленым — уже выполненные поручения. Пропишите обозначения в документе.

Больше идей и практических советов найдете в статье «Как красиво оформить текстовый документ в VK WorkSpace».

MoM и меморандумы лучше вести регулярно. Анализируйте прошлые документы, чтобы постоянно улучшать протоколы, добавлять новые разделы и убирать ненужные. Просите коллег дать обратную связь по документам — это поможет выработать удобную и понятную структуру.

Начните применять правила уже на следующей встрече! Подключите платформу VK WorkSpace бесплатно на 30 дней, чтобы протестировать все инструменты во время совещаний.