Корпоративная почта для социального образовательного проекта: кейс «УчимЗнаем» и VK WorkSpace

В образовательном проекте «УчимЗнаем» искали удобный и безопасный инструмент для коммуникации сотрудников госпитальных школ флагманской площадки. В итоге выбрали корпоративную почту на домене от VK WorkSpace со встроенным календарем и адресной книгой.

Рассказываем, как команда проекта перешла на новый сервис за несколько дней и ускорила внутренние процессы.

«УчимЗнаем» — проект госпитальных школ для детей, которые проходят длительное лечение в больницах или дома

Организация начала работу в 2014 году в Москве, в Центре детской гематологии, онкологии и иммунологии имени Дмитрия Рогачева.

Проект помогает детям отвлечься от болезни и не выпадать из привычной жизни: учиться, общаться со сверстниками, развиваться. Ребята проходят основную школьную программу, сдают экзамены, а также получают дополнительное образование и участвуют в олимпиадах. Благодаря «УчимЗнаем» после выздоровления они проще и быстрее возвращаются к привычной учебе в школе.

Искали почту для взаимодействия более двухсот сотрудников флагманской площадки — и выбрали VK WorkSpace

У «УчимЗнаем» широкая география, поэтому проекту важно иметь надежный инструмент для внутренней переписки. Сначала команда подключилась к одной из почтовых систем, но сервис не справлялся с задачами: ПО работало нестабильно, письма терялись, а оповещения приходили со сбоями. К тому же у продукта был сложный интерфейс, и сотрудники тратили много времени, чтобы в нем освоиться.

Руководство проекта приняло решение сменить вендора. Выбирали из нескольких поставщиков и остановились на корпоративной почте платформы VK WorkSpace. Сервис полностью соответствовал требованиям проекта:

Стабильная работа. У платформы отказоустойчивая архитектура: если один из дата-центров выйдет из строя, данные сохранятся на другом, в резервной копии. Нагрузка распределяется между ЦОДами, а SLA облачных сервисов составляет 99,5% — это значит, что сервисы продолжают работать даже в случае ремонта или стихийного бедствия.

Безопасность переписки. Все письма в почте защищены встроенными антиспам- и антивирусными фильтрами, а также антифишингом и шифрованием. Сервис включен в реестр отечественного ПО и сертифицирован для корпоративного использования.

Интуитивный интерфейс. Привычное окно почты и других сервисов знакомы большинству сотрудников по продуктам VK для личного пользования — например, почте mail.ru. Поэтому персонал быстро осваивает новый сервис и не нуждается в дополнительном обучении и адаптации.

Специальные условия использования. «УчимЗнаем» — благотворительная организация, которая нуждается в поддержке со стороны государства и бизнеса, чтобы обеспечить качественное и доступное образование для детей. Вендор VK Tech поддерживает социально значимые проекты, поэтому бесплатно предоставил госпитальной школе корпоративную почту VK WorkSpace.

За три дня подключили к рабочей почте 240 сотрудников

В августе 2023 года «УчимЗнаем» за три дня подключил к корпоративной почте на собственном домене всю команду — 240 человек. Теперь новых сотрудников автоматически регистрируют через панель администратора и доступ для уволившихся коллег блокируют в один клик.

В июне 2025 года корпоративной почтой VK WorkSpace пользуются уже 274 сотрудника. Руководители, тьюторы, психологи, социальные педагоги, методисты и менеджеры проекта используют сервис для внутренней и внешней коммуникации, а также для координации рабочих задач.

Сотрудникам госпитальных школ особенно нравятся дополнительные возможности сервиса, которые упрощают рабочий процесс.

Удобная адресная книга. Вместе с почтой сотрудник получает доступ к адресной книге с рабочими контактами. Никого добавлять вручную не нужно — всё уже под рукой. Почтовые адреса коллег можно легко находить по имени и фамилии, это значительно ускоряет взаимодействие внутри команды. Легко найти нужного человека по имени и фамилии

Встроенный календарь. В сервисе можно планировать командные встречи и синхронизировать работу подразделений. Сотрудник может назначить встречу прямо из письма в почте и отправить напоминание всем участникам одной кнопкой. В календаре также можно задавать цвет событий, чтобы быстрее ориентироваться в расписании. Просматривать сетку календаря можно в режиме дня, недели и месяца.

Планирование рассылок. Письма можно подготовить заранее и отправить в заданное время — это удобно для рассылок и координации мероприятий. В почте можно создавать группы для командных рассылок и назначать общий почтовый адрес для всех сотрудников конкретного подразделения, чтобы не вводить множество адресов вручную и ускорить процесс.

Гибкое администрирование. Если сотрудник уходит в отпуск, он может предоставить коллеге или секретарю доступ к ящику без передачи логина или пароля — через настройки доступа. Это снижает вероятность утечки данных и повышает безопасность. А случайно удаленное письмо можно легко восстановить в панели администратора, не обращаясь в техподдержку.

«Большинство коллег в нашей команде, что называется, загружены по полной, поэтому нам очень важно, чтобы все работало быстро, четко и стабильно. Почта от VK WorkSpace за эти два года помогла нам сэкономить много времени и нервов. Сейчас хотим присмотреться и к другим продуктам платформы — диску для хранения файлов, документам, звонкам и корпоративному мессенджеру», — добавляет профессор Сергей Шариков.

VK WorkSpace — это коммуникационная платформа от VK Tech с инструментами для совместной работы. Кроме корпоративной почты с календарем и адресной книгой, на платформе есть видеоконференции, мессенджер, задачи, опросы, заметки, доска для идей и облачное хранилище с редактором документов.

Оставьте контакт в форме ниже — наши специалисты свяжутся с вами и предложат оптимальный вариант под задачи вашей компании.

«Большинство коллег в нашей команде, что называется, загружены по полной, поэтому нам очень важно, чтобы все работало быстро, четко и стабильно. Почта от VK WorkSpace за эти два года помогла нам сэкономить много времени и нервов. Сейчас хотим присмотреться и к другим продуктам платформы — диску для хранения файлов, документам, звонкам и корпоративному мессенджеру», — добавляет профессор Сергей Шариков.

VK WorkSpace — это коммуникационная платформа от VK Tech с инструментами для совместной работы. Кроме корпоративной почты с календарем и адресной книгой, на платформе есть видеоконференции, мессенджер, задачи, опросы, заметки, доска для идей и облачное хранилище с редактором документов.

Оставьте контакт в форме ниже — наши специалисты свяжутся с вами и предложат оптимальный вариант под задачи вашей компании.