На какой мессенджер бизнесу переехать с Microsoft Teams и других зарубежных сервисов

Казалось бы, зачем нужны корпоративные мессенджеры, если сотрудники могут переписываться где угодно? Но если пользоваться бесплатными сервисами в рабочих целях, у бизнеса могут появиться проблемы. Сотрудники будут отвлекаться на личные чаты и путаться в задачах, а конфиденциальные данные могут попасть к посторонним.

Мы сравнили массовые приложения для коммуникаций с супераппом для команд VK Teams. Рассказываем, почему компаниям стоит выбирать корпоративные сервисы, а, например, Telegram, WhatsApp и другие оставить для переписки с друзьями. В конце статьи подробная сравнительная таблица.

Причина 1. Гибкие настройки администрирования

В корпоративном мессенджере есть администратор — обычно это владелец бизнеса, сотрудник или доверенное лицо. Он настраивает права доступа, контролирует действия пользователей и следит за безопасностью внутренних данных.

В публичных мессенджерах сотрудники после увольнения часто продолжают сидеть в рабочих чатах. Они читают переписку, скачивают коммерческие предложения и другую внутреннюю информацию. В корпоративном сервисе можно заблокировать бывшего коллегу из панели администратора — он будет удален из всех чатов и не сможет больше войти в приложение. В панели администратора VK WorkSpace нужно подтвердить права по СМС, чтобы скачать историю сообщений пользователя

В массовых сервисах сотрудники сами заводят учетные записи, ставят простые пароли, забывают включить двухфакторную аутентификацию и теряют гаджеты. В итоге злоумышленники могут взломать устройство и завладеть данными компании.

Причина 2. Усиленная защита данных

Сервисы для бизнеса оборудованы дополнительными средствами защиты от утечек и кибератак. Данные в них надежно шифруются, все файлы проверяются антивирусом, а действия сотрудников фиксируются системами аудита безопасности.

Шифрование данных. Чтобы защитить файлы компании, корпоративный мессенджер шифрует все данные: сообщения, контакты, чаты, звонки и настройки пользователей. Например, в VK Teams установлен алгоритм шифрования AES — такой же, как в банковских приложениях для перевода денег.

Суперапп от VK оснащен End-to-end-шифрованием звонков, при котором данные шифруются на одном устройстве и расшифровываются на другом — разговоры сотрудников компании не смогут прослушать ни хакеры, ни даже интернет-провайдер.

Защита от вирусов. Сотрудники часто скачивают вредоносные программы на смартфоны и ПК. Поэтому у приложения для бизнес-коммуникаций должны быть встроенные антивирус, антиспам и антифишинг — как, например, в VK Teams. Файлы и документы в чатах сервиса автоматически проверяются на наличие вирусов.

Интеграция с системами аудита безопасности — еще один обязательный пункт в приложениях для крупных компаний. Таких систем две — DLP и SIEM.

On-premises-версия VK Teams поддерживает интеграцию с обеими системами. Это помогает отслеживать все события в сервисе и вовремя реагировать на потенциальные утечки информации.

Причина 3. Эффективное решение бизнес-задач

В массовом сервисе сотрудники чаще отвлекаются на семейные чаты и могут по ошибке отправить внутренние данные посторонним. Корпоративный мессенджер помогает отделить деловое пространство от личного и сосредоточиться на задачах. В нем есть дополнительные функции для эффективной работы, а привычные опции адаптированы под цели бизнеса.

Чаты и каналы. Мессенджер для локальной сети позволяет переписываться в личных и групповых чатах, вести каналы для сотрудников с новостями компании и полезными материалами. В VK Teams можно отправлять в рабочий чат текст, эмодзи, войсы, стикеры и геометки. А еще в супераппе есть встроенная проверка орфографии, которая поможет не наделать ошибок в сообщениях.

Папки. Удобно, если в корпоративных мессенджерах можно создавать папки с диалогами, каналами и группами. Это помогает организовать чаты по категориям, оперативно переключаться между ними и находить нужную информацию.

Выборочное цитирование удобно использовать, если коллега прислал большое сообщение в корпоративный чат и нужно прокомментировать отдельные поинты. Просто выделите часть текста, ответьте именно на него или отправьте цитату в чат. В VK Teams эта опция доступна в десктоп- и веб-версии.

Обсуждения — это отдельные ветки в групповом чате. Они помогают не отвлекать коллег, не вовлеченных в конкретный вопрос, и быстро находить нужную информацию. Опция особенно удобна, если участники группы отвечают на сообщения не сразу, а в течение дня.

Запланированная отправка сообщений. Опция поможет, если ночью осенила идея, но вы не хотите беспокоить коллег уведомлениями. Можно выбирать и редактировать время отправки, изменять текст, добавлять вложения и просматривать общим списком все свои отложенные сообщения в чате. Функция уже доступна On-premises-клиентам и скоро появится в SaaS-версии супераппа.

Чат-боты. В VK Teams можно добавлять чат-ботов с помощью открытого описания методов Bot API — например, для адаптации первой линии поддержки и заказа пропусков.

Интеграция с сервисами для бизнеса. Корпоративный суперапп позволяет подключить дополнительные приложения для бизнес-задач. Это удобно, чтобы сэкономить время сотрудников и избавить их от необходимости переключаться между экранами. Вот какие возможности интеграции есть в VK Teams: ✔️ с календарем для команд и бизнес-почтой VK WorkMail;

✔️ с корпоративными сервисами — например, Jira, 1С, КЭДО или CRM-системами;

✔️ чат-боты для работы с сервисами и решения рутинных задач — например, чтобы прислать задачи из Jira в мессенджер;

✔️ в On-premises-версии можно добавлять кастомные мини-приложения на HTML5 и JavaScript — например, для оформления отпусков, расчетных листов или создания списков полезных ссылок для онбординга новых коллег.

Подробно о мини-приложениях в VK Teams рассказали в этой статье.

Так может выглядеть кастомное мини-приложение для оформления отпусков в VK Teams

Звонки. Функция видеосвязи есть и в массовых сервисах, но ее функционала недостаточно для бизнес-задач. А мессенджер корпоративный имеет значительно больше опций для общения команд. Например, в супераппе VK Teams можно:

✔️ проводить созвоны на 300 человек;

✔️ модерировать звонки: выключать микрофоны, приглашать и удалять участников, поднимать руку и общаться и ставить задачи в чате встречи;

✔️ записывать звонок и автоматически отправлять запись участникам;

✔️ интегрировать SIP-телефонию, чтобы звонить на городские и мобильные номера, подключать пользователей к встрече по номеру телефона — опция доступна в On-premises-версии приложения.

Задачи. Часто в корпоративном мессенджере есть дополнительные функции для управления задачами. Например, в VK Teams можно ставить таски в отдельной вкладке или прямо из чата в мессенджере. А еще назначать дедлайны и получать уведомления об изменении статуса задач.

Причина 4. Оперативный поиск сотрудников и организаций

В корпоративном мессенджере есть контакты сотрудников из всех подразделений и организаций компании. Например, в VK Teams добавлен модуль оргструктуры, в котором можно увидеть вложенные и вышестоящие организации и подразделения, информацию о руководителях и сотрудниках.

В оргструктуре VK Teams можно найти любого коллегу — по ФИО, почте или должности. Это удобно, например, если знаете только фамилию коллеги, но не знаете должность и где он работает. Также модуль позволяет находить отделы внутри компании или организации и филиалы в группе компаний. Опция подключена в On-premises-версии сервиса.

Причина 5. Техподдержка для бизнеса

В массовых мессенджерах нет службы поддержки. Если с бесплатным приложением возникнут сложности, придется разбираться самостоятельно. В сервисах для бизнес-коммуникаций техподдержка отвечает на вопросы, помогает разобраться в настройках и решить возникающие проблемы.

Например, пользователи VK Teams могут обращаться в службу поддержки платформы VK WorkSpace ежедневно с 9:00 до 21:00 по Москве.

Все функции и возможности VK Teams, Telegram и WhatsApp в одной таблице

Оставляйте заявку на сайте и мы подберем подходящий вариант под ваши задачи, расскажем о возможностях сервиса и покажем демо. Или задайте свой вопрос в форме ниже, мы вам обязательно ответим.