Замена Google Drive: как мигрировать в облачное хранилище VK WorkSpace

С 12 сентября новые санкции могут повлиять на корпоративный сектор и аккаунты Google. Рассказываем, как быстро и бесшовно выгрузить файлы сотрудников компании из Google Drive и как им пользоваться.

Администратор может перенести до 20 000 учетных записей на платформу VK WorkSpace за одну миграцию, сохранить для пользователей привычную иерархию папок и большинство настроек файлов.

Немного о корпоративном диске в VK WorkSpace

Защищенное облачное хранилище для бизнеса — один из инструментов коммуникационной платформы VK WorkSpace. Продукт можно развернуть на серверах компании (On-premises) или пользоваться в облаке по подписке (SaaS).

Гугл ушел из России, поэтому компании переходят на отечественное ПО для хранения данных. Сервис позволяет:

— совместно с коллегами работать онлайн с текстами, таблицами и презентациями во встроенном редакторе, это полноценная российская замена Google Docs;

— управлять аккаунтами сотрудников и распределять между ними место на диске;

— загружать файлы и работать с ними на компьютере, телефоне и планшете;

— просматривать подробную историю изменений и восстанавливать удаленные файлы;

— защищать корпоративные данные от риска утечек и вредоносного софта с помощью разграничений прав доступа, настройки запрещенных для загрузки расширений, интеграции с антивирусом, DLP- и SIEM-системами.

VK WorkSpace — замена Google Workspace, Google Docs и почты Gmail, которую тоже, возможно, закроют в России. В статье рассказываем, как переехать с Google Drive, как пользоваться функцией массовой миграции, если компания уже подключила VK WorkSpace.

Если вы только собираетесь зарегистрироваться на платформе — читайте инструкцию, как создать проект, подтвердить права на домен и добавить первых пользователей.

Чтобы настроить миграцию с Гугла, не нужно привлекать пользователей: все действия выполняются из панели администратора.

Подготовьте файл с ключом доступа для миграции из Google Workspace

Файл с ключом доступа (файл секрета) нужен для запуска миграции из сервиса Google Drive в корпоративный диск VK WorkSpace. Чтобы его получить, выполните настройку Google Drive в интерфейсе сервиса Google Workspace.

Создайте сервисный аккаунт в Google WorkSpace, если у вас его не было ранее. Для этого перейдите на страницу «Сервисные аккаунты Google» и внесите данные. Гугл уходит из России, поэтому важно выполнить эти действия, пока сервис не заблокировали.

1. Нажмите кнопку Create a project. В поле Project name укажите название проекта, а в поле Organization выберите организацию, с которой хотите перенести данные. Затем нажмите на кнопку Create и дождитесь обновления страницы.
2. В следующем окне на верхней панели нажмите на кнопку Create service account. В поле Service account name укажите учетную запись, а затем кликните на Create and continue.
3. Нажмите на кнопку Done, чтобы новая учетная запись отобразилась в списке. Откройте учетную запись, скопируйте и сохраните идентификационный номер Unique ID — он понадобится на следующем шаге. Пример идентификационного номера: 05584782394262748693
4. Перейдите на вкладку Keys, выберите Add key → Create new key. В блоке Key type укажите формат JSON. Кликните на кнопку Create, чтобы скачать ключ на компьютер.

Настройте права доступа. Перейдите в консоль администратора Google, откройте раздел «Безопасность» → «Управление доступом и данными» → «Управление API».

1. Нажмите на «Настроить делегирование доступа к данным в домене», в блоке «Клиенты API» выберите «Добавить».

2. В поле «Идентификатор клиента» укажите идентификационный номер учетной записи, который скопировали и сохранили на предыдущем шаге.

3. Скопируйте строку:

https://www.googleapis.com/auth/drive,https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly,https://mail.google.com/,email,profile

4. Вставьте строку в поле «Области действия OAuth» и разделите URL’ы запятыми.

5. Нажмите кнопку «Авторизовать».

Включите доступ к проекту по API.

1. Перейдите на страницу Admin SDK API, в списке Select a project выберите ваш проект и нажмите Enable.

2. Перейдите на страницу Google Drive API, в списке Select a project выберите ваш проект и нажмите Enable.

Важно: когда Гугл уйдет из России полностью, вы уже не сможете получить ключ и перенести данные. Поэтому действия по миграции лучше выполнить как можно быстрее.

Начните миграцию с Google Drive в VK WorkSpace

1. В панели администратора VK WorkSpace откройте раздел «Файловое хранилище» → «Миграция файлов». Нажмите на кнопку «Новая миграция из Google Drive».
2. Нажмите на кнопку «Продолжить», чтобы перейти на следующий шаг миграции. Здесь же вы можете выбрать, какие именно данные нужно перенести: файлы и папки, доступы, общие папки, а также историю файлов и папок.

Сопоставьте учетные записи из Google и VK WorkSpace

1. Нажмите на кнопку «Скачать файл с пользователями» — вы получите файл со списком всех учетных записей на вашем домене в VK WorkSpace.

Если нужно перенести данные пользователей, которых еще нет на платформе, сначала создайте их в разделе «Пользователи» — и только после этого скачивайте файл со списком.

2. Откройте скачанный файл и для каждого пользователя VK WorkSpace, данные которого нужно перенести, укажите соответствующую учетную запись Google.

3. Загрузите заполненный файл, дождитесь завершения обработки файла и нажмите «Продолжить».

В рамках одной миграции можно перенести данные до 20 000 учетных записей. Если на вашем домене больше пользователей, нужно разделить их на несколько миграций.

Загрузите файл с ключом доступа

1. На следующем шаге откроется страница «Ключи для миграции». В нее нужно загрузить файл с ключом доступа, который вы скачали в Google Workspace.

2. Придумайте и укажите название для миграции и нажмите кнопку «Продолжить».

3. Во всплывающем окне подтвердите, что выполнили все настройки на стороне Google Workspace.

Настройте оповещения и запустите миграцию

1. Укажите электронные адреса администраторов, которым будут приходить уведомления об ошибках и успешном завершении миграции.

2. В блоке «Оповещение пользователей» укажите, нужно ли уведомлять по почте владельцев учетных записей о том, что завершился перенос их файлов.

3. Нажмите на кнопку «Запустить миграцию».

4. Теперь вы можете просмотреть список созданных миграций и отслеживать процесс для каждой из них — это поможет избежать ошибок.

Учитывайте ограничения:

• Одновременно может выполняться только одна миграция — чтобы создать следующую, нужно дождаться завершения текущей или прервать ее.
• Если у одного пользователя возникла ошибка в миграции, процесс остановится только для него — перенос данных для остальных аккаунтов продолжится.
• Если вы ограничили типы файлов, которые можно загружать в облачное хранилище, эта настройка будет учитываться при миграции: файлы с запрещенными расширениями на диске не сохранятся.

Сохраняйте черновики, приостанавливайте и удаляйте миграцию

Сохраняйте черновики. Опция пригодится, если в какой-то момент вы не можете продолжить миграцию. Нажмите на кнопку «К миграциям файлов», а затем во всплывающем окне нажмите на кнопку «Сохранить и выйти». Чтобы продолжить работать с черновиком, перейдите на вкладку «Черновики», нажмите на кнопку «…» напротив нужного черновика и выберите опцию «Продолжить заполнение». Приостановка миграции. Перейдите в раздел «Файловое хранилище» → «Миграция файлов» и нажмите на кнопку. Затем кликните на кнопку «На паузу». Удаление миграции. Приостановленную миграцию или миграцию с ошибками можно удалить. Для этого перейдите в раздел «Файловое хранилище» → «Миграция файлов», нажмите на кнопку , а после этого — на кнопку «Удалить». Во всплывающем уведомлении еще раз кликните на «Удалить», чтобы подтвердить удаление миграции.

12 сентября 2024 года Google объявила о приостановке услуг юридическим лицам на территории России. Компании переходят на российский софт, чтобы выполнить требования законодательства и защититься от потери данных.

VK WorkSpace — платформа для бизнеса от VK Tech. В нее входят почта на домене с календарем и адресной книгой, мессенджер, видеозвонки, задачи и защищенное облачное хранилище с редактором документов и гибкими настройками прав доступа. Продукты можно использовать по подписке (SaaS) или разместить в контуре компании (On-premises).

Чтобы зарегистрировать домен и начать пользоваться сервисами VK WorkSpace — переходите по ссылке. Или оставьте заявку в форме ниже — мы свяжемся с вами и расскажем подробнее, как подключить платформу.