Если сотрудники переписываются в обычных мессенджерах, клиентам пишут с личной почты, а документы хранят на общедоступных файлообменниках, могут возникнуть проблемы: коммерческая информация попадет в чужие руки, а важный документ затеряется у коллег.

Избежать путаницы и сохранить данные в безопасности поможет единое корпоративное пространство. Сотрудники будут общаться во внутреннем приложении, а файлы — храниться в защищенном облаке. Например, наладить совместную работу можно, используя сервисы платформы VK WorkSpace. Дальше расскажем, как она работает.

Храните важные документы в безопасном облаке

Сотрудники часто хранят документы на рабочем компьютере. Это неудобно: если вам срочно понадобится образец договора или вы захотите посмотреть отчетность, то придется ехать в офис. Там узнавать логин и пароль сотрудника, а потом искать данные в его файлах и папках.

Есть и другой вариант: все документы находятся на бесплатных файлообменниках. Проблем с доступом к информации в этом случае нет — достаточно просто переслать ссылку. Но возникают другие угрозы: недобросовестные работники могут отправить важную информацию конкурентам.

Чтобы избежать лишних проблем, загрузите файлы на безопасное облачное хранилище VK WorkDisk. Сервис позволяет команде совместно редактировать документы, просматривать файлы прямо в браузере и хранить историю версий файлов, чтобы легко вернуть первый вариант. Вот еще преимущества хранилища.

Понятный интерфейс. Сотрудники обычно долго адаптируются к новой платформе. Но интерфейс VK WorkDisk схож с популярным сервисом Облако Mail.ru, это позволяет работникам за пять минут сориентироваться и начать работать. А если все-таки возникнут сложности, то служба поддержки в любой момент ответит на вопросы и даст инструкции.

Легко перенести файлы. В обычных хранилищах переместить данные сложно: каждую директорию нужно перетаскивать вручную. В VK WorkDisk перенести информацию можно в один клик. Достаточно скачать приложение и подсоединить к нему ваше облако хранения документов.

Разные уровни доступа к файлам. Давать всем сотрудникам одинаковый доступ к файлам рискованно. Кто-то из работников может удалить важные данные, или может произойти утечка информации. Чтобы этого не случилось, VK WorkDisk предлагает точечно работать с доступом. Например, одни смогут только посмотреть файл, а другие — редактировать. Вы будете видеть, кто и какие изменения вносит.

Облачное хранилище можно подключить к компьютеру с помощью бесплатного приложения — хранилище файлов будет отображаться как дополнительный жесткий диск

Общайтесь через единое приложение для корпоративных коммуникаций компании

Если сотрудники пользуются обычными мессенджерами, то личные сообщения могут перемешиваться с рабочими. Появляется риск, что работник отправит клиенту фото с тренировки, а другу — сообщение о выгодной акции. Компания потеряет клиентов и деньги, а заказчики и партнеры задумаются о вашей репутации.

Есть и другие риски. Например, менеджер по продажам после увольнения может увести клиентов, если контакты заказчиков останутся в переписках. Таких ситуаций можно избежать, если общаться в системе корпоративных коммуникаций VK Teams. Вот как суперапп поможет совместной работе:

Безопасное пространство. Данные в VK Teams передаются по зашифрованному TLS-каналу, а для видеоконференций используется End-to-end-шифрование. Злоумышленники не смогут перехватить и распознать информацию.

В супераппе VK Teams есть все привычные функции известных мессенджеров: стикерпаки, реакции, эмодзи. Также пользователи могут создавать треды из отдельных сообщений, это позволяет поддерживать порядок и не засорять чат

Все контакты и задачи в одном месте. Чтобы найти телефон коллеги из другого отдела, не придется идти к офис-менеджеру. Достаточно ввести в VK Teams имя, фамилию или почту сотрудника.

Задачи можно распределять по спискам и фильтровать по статусам и дедлайнам. Их также можно интегрировать с почтой и календарем: это удобно, например, если надо назначить встречу или зарезервировать время для погружения в сложный проект.

Рабочие чаты без посторонних. Вы можете приглашать в группы определенных сотрудников и назначать администраторов. Если кто-то из участников уволится из компании, то просто заблокируйте его учетную запись. Это позволит не беспокоиться о сохранности корпоративных данных.

Звонки внутри приложения. Обсудить план совместной работы или провести мозговой штурм можно на аудио- или видеоконференции. Для подключения не надо вводить логин и пароль, а внешние участники и партнеры присоединятся ко встрече просто по ссылке, без авторизации. Ограничений по времени звонка нет: даже если совещание затянется на три часа, то трансляция не прервется.

К видеозвонку в VK Teams подключится до 100 человек, во время встречи можно включить демонстрацию экрана

Создайте почту для сотрудников

Сотрудники иногда переписываются с клиентами через личную почту. Из-за этого может страдать репутация: вряд ли клиент серьезно отнесется к предложению купить дорогое оборудование, если оно придет от pupsik123. А еще взломать личную почту довольно легко, поэтому есть риск, что важные документы окажутся у конкурентов.

Чтобы избежать неприятностей, обратите внимание на почту VK WorkMail. Вот ее преимущества:

Привычный интерфейс. Визуально почта VK WorkMail похожа на почту Mail.ru, с которой знакомы большинство пользователей Рунета. Интерфейс почти не изменился, а значит, коллеги интуитивно поймут, на какие кнопки нажимать. Сотрудники смогут воспользоваться всеми любимыми функциями, в том числе поиском по письмам, просмотром файлов без скачивания, автоответами.

Ничто не отвлекает от работы. В обычных сервисах много контекстной рекламы, которая отвлекает сотрудников. В платной версии VK WorkMail не показывают никаких объявлений, это позволяет сосредоточиться на задачах.

Контроль поведения сотрудников. Вы сможете выборочно проверить действия пользователей и ограничить доступ работникам разного уровня. Если кто-то резко общается с заказчиком, вы заметите это на ранней стадии — когда клиент еще не оставил плохой отзыв. Если кто-то из сотрудников удалит важное письмо, то вы его восстановите.

Можно открыть ящик для помощника. Функция «Ассистент» позволяет частично или полностью делегировать работу со своей почтой другому человеку. Для этого нужно выбрать папки и указать уровень доступа — от минимального до максимального. При этом делиться паролем не придется, а отозвать доступ можно в несколько кликов.

Защита почты. Спам-фильтр отправляет нежелательные письма в отдельную папку. Антивирус сканирует прикрепленные файлы и блокирует подозрительные вложения. Двухфакторная аутентификация защищает от взлома.

VK WorkMail позволяет создать 5000 почтовых ящиков на одном домене

Как начать пользоваться VK WorkSpace

VK WorkSpace помогает организовать совместную работу в компании.

1. Для подключения необходимо создать или зарегистрировать домен на платформе и подтвердить свою почту и номер телефона. После этого надо залогиниться на сервисе VK WorkSpace и нажать кнопку «Создать проект» на главной странице. Заполните анкету, чтобы создать почтовый ящик. Если хотите ускорить процесс, то воспользуйтесь VK ID

2. Кнопка «Создать проект» появится на главной странице, когда войдете в систему под своей почтой

3. Стоимость подписки зависит от задач и количества сотрудников в вашей команде. Деньги списываются с общего счета — вам не придется оплачивать каждую услугу отдельно.

Почта, чаты, облако: как организовать совместную работу в команде