Рассказываем о почтовом хостинге для бизнеса VK WorkMail. Вы узнаете, как создать корпоративный почтовый ящик и мигрировать данные.

Немного о VK WorkMail

VK WorkMail — корпоративная почта, которая входит в подписку VK WorkSpace. Сервис позволяет создавать корпоративную почту на домене компании.

Почта VK WorkMail:

доступна с мобильных и десктопных устройств;
позволяет настраивать права доступа и размеры ящиков;
поддерживает функцию совместного доступа к почте;
интегрируется с Active Directory — данные обо всех пользователях синхронизируются автоматически;
защищена антиспам-системой, которая позволяет фильтровать все нежелательные сообщения и письма с вирусами.

VK WorkMail можно подключить в облаке или развернуть на сервере компании. Разберем, как подключить корпоративную почту в облаке и перенести данные с других хостингов.

Создание почты VK WorkMail

Вы можете создать почту с доменом сайта. Для этого надо подтвердить право владения доменом. Сценарий создания почты типовой.

Выбор аккаунта администратора

Перейдите на biz.mail.ru.
Нажмите «Регистрация».
Зарегистрируйте аккаунт, который будет администратором домена. Для регистрации корпоративной почты нужна почта на доменах mail.ru, bk.ru, list.ru, inbox.ru или internet.ru. Войдите в аккаунт.

Создание проекта

Будучи авторизованным в почте администратора, заново зайдите на Biz.mail.ru.
Нажмите «Создать проект».
В появившемся окне введите имя своего домена.
Согласитесь с условиями использования сервиса и политикой конфиденциальности.
После этого откроется страница подтверждения права владения и управления указанным доменом.

Подтверждение домена

Предварительно вам нужно сделать домен для почты. Чтобы создать электронную почту для организации, нужно подтвердить свои права на домен — это можно сделать несколькими способами.

С помощью HTML-файла. Можно использовать, только если у вас подключен хостинг — то есть есть работающий сайт на домене.

Создайте HTML-файл mailru-domainNLpYRe19cf0tiXid.html.
Загрузите скачанный файл в корневой каталог веб-сервера.
Проверьте доступность файла по адресу http://вашсайт.ru/mailru-domainNLpYRe19cf0tiXid.html.
Нажмите «Подтвердить».

С помощью метатега. Способ подходит, только если есть хостинг — работающий сайт.

Добавьте перед закрывающим тэгом следующий код.
Нажмите «Подтвердить».

Через DNS-проверку. Способ зарегистрировать почту на домене подходит, даже если на домене нет сайта.

Для добавления txt-записи нужен доступ к редактированию DNS-записей домена. Добавить запись можно через веб-интерфейс хостинг-провайдера или регистратора доменного имени.

Добавьте DNS-запись со следующими значениями:
Имя домена/поддомена: @
Тип записи: TXT
Значение (все выделенное жирным): mailru-domain: NLpYRe19cf0tiXid
Нажмите «Подтвердить». Если использовать символ @ как имя домена или поддомена нельзя, введите имя домена с точкой на конце. Например, «вашсайт.ru.»

С помощью переноса DNS. Чтобы создать корпоративную электронную почту, можно перенести управление DNS-записями на серверы VK WorkSpace и делегировать домен на mail.ru. В таком случае будут установлены записи для работы почты и перенесены текущие записи без остановки сервисов на домене.

Для переноса DNS-записей надо заменить только DNS-серверы на следующие значения:
Первичный DNS-сервер (NS1): troitsk.ens.mail.ru.
Вторичный DNS-сервер (NS2): kostroma.ens.mail.ru.

Перенос DNS-записей может занять до 3 дней — после подтверждения в личном кабинете будет доступен интерфейс администратора.

Настройка MX-записи

MX-запись — информация о вашем домене, она указывает на сервер, который обрабатывает вашу почту. Пока MX-записи не настроены, сообщения на почту приходить не будут.

Для каждого провайдера некоторые шаги настройки МХ-записей корпоративной почты могут отличаться, но общий сценарий следующий:

Перейдите на сайт провайдера, у которого находится DNS-зона управления доменом.
Введите логин и пароль для входа в «Панель управления».
Перейдите в раздел управления DNS-зонами нужного домена.
Удалите все ранее настроенные MX-записи.
Добавьте новую MX-запись со следующими параметрами:
Поддомен: @
Значение: emx.mail.ru.
Приоритет: 10

Проверка занимает несколько часов. Письмо с результатами проверки придет на почту.

Настройка SPF-записи

SFP-запись подтверждает, что для отправки писем используются проверенные серверы. Она снижает риск подделки домена, повышает уровень безопасности и помогает предотвратить попадание писем, отправленных с ваших адресов, в спам.

Перейдите на сайт провайдера, у которого находится DNS-зона управления доменом.
Войдите в «Панель управления».
Перейдите в раздел управления DNS-зонами нужного домена.
Добавьте новую ТХТ-запись со следующим значением:
v=spf1 redirect=_spf.mail.ru.

Настройка DKIM-подписи

DKIM-подпись доказывает, что письмо пришло от реального отправителя, а не от бота мошенников. Система автоматически помещает письма с DKIM-подписью во входящие.

Для настройки собственной DKIM-подписи для писем надо настроить новую TXT-запись.

Перейдите на сайт провайдера, у которого находится DNS-зона управления доменом.
Войдите в «Панель управления».
Перейдите в раздел управления DNS-зонами домена.
Добавьте новую ТХТ-запись со значением, которое указано в разделе «Состояние сервера» интерфейса администрирования. Лучше вписывать с кавычками.
У некоторых регистраторов, например TimeWeb, перед настройкой DKIM надо сначала создать поддомен, а потом только добавить TXT-запись с параметрами DKIM.

После настройки MX-, SPF-записей и DKIM-подписи на домене можно создавать корпоративные почтовые ящики.

Создание почтовых ящиков

Создание ящиков — последний этап подключения корпоративной электронной почты. Вы добавляете учетные записи сотрудников и выполняете дополнительные настройки.

Добавление пользователя

Перейдите в раздел «Пользователи».
Нажмите «Создать».
Укажите имя и фамилию пользователя, логин и пароль. Если надо, также поставьте галочку возле «Создать личное файловое хранилище».
Нажмите «Создать».

Меню настройки пользователя. Продолжаем создание корпоративной почты на домене — в меню настройки можно изменить имя и фамилию пользователя, его пароль, посмотреть данные об использовании ящика. Чтобы открыть меню настройки, необходимо выбрать пользователя в общем списке.

Удаление пользователя

Перейдите в раздел «Пользователи».
Отметьте пользователя галочкой.
Нажмите «Удалить».
Подтвердите действие.

При удалении пользователя полностью очищается и его ящик: настройки, письма, файлы в облаке. Восстановить эти данные нельзя.

Блокировка пользователя. При блокировке пользователь теряет доступ к корпоративному email, облаку и другим сервисам.

Перейдите в раздел «Пользователи».
Отметьте пользователя галочкой.
Нажмите «Блокировать».
Подтвердите действие.

В таком случае почта, письма, настройки и файлы в облаке сохраняются, но становятся недоступны. Чтобы снять блокировку, надо нажать «Разблокировать».

Добавление пользователей в группу. Группа — общий адрес электронной почты. Письма, отправленные на адрес группы, приходят всем, кто в ней состоит. Это удобно, когда, например, письма от подрядчика должны получать все сотрудники финансового отдела.

Перейдите в раздел «Пользователи».
Отметьте пользователей галочкой.
Справа нажмите на «…», потом — «В группу».
Выберите нужную группу или введите название новой и нажмите «Создать».
Нажмите «Изменить группы».

Миграция

VK WorkMail позволяет не только создать новую корпоративную почту, но и перенести уже настроенную корпоративную почту с сервисов других вендоров.

Подключите домен к biz.mail.ru.
Перейдите в раздел «Почта», далее «Миграция».
Включите миграцию.
Выберите исходный почтовый сервис, откуда надо мигрировать почтовые ящики. Если используется свой сервер, выберите «Другой сервер» и введите его данные. При миграции с Exchange сервер должен быть доступен извне, а синхронизация контактов и календаря недоступна.
Нажмите «Сохранить».
Перенесите все почтовые ящики на серверы biz.mail.ru.
По аналогии настройте на домене MX-, SPF-записи и DKIM-подпись.

Создание пользователей

Создать пользователей, для который надо перенести почту, можно тремя способами.

Через раздел «Пользователи» в интерфейсе администрирования

При создании пользователя установите галочку возле пункта «Мигрировать почтовый ящик».
В полях «Логин» и «Пароль» введите имя и пароль, что и в ящике, который надо перенести.
Если надо создать электронный адрес с другим именем и паролем, в полях «Логин» и «Пароль» укажите новые данные, а в разделе «Указать вручную» введите данные электронного ящика, который надо перенести.

С помощью CSV-файла

Чтобы добавить пользователя или группу, можно использовать CSV-файл. Для этого в создаваемом CSV-файле надо указать пароль от старого электронного адреса, который надо перенести. Подробнее о создании CSV-файла читайте тут.

Включением сборщика для уже существующего пользователя

Перейдите в раздел «Миграция» интерфейса администрирования.
В подразделе «Статус миграции» установите галочку напротив почтового адреса, который надо перенести.
Нажмите «Редактировать».
В открывшемся окне введите данные почтового ящика, который надо перенести.
Нажмите «Добавить».

Узнать больше о VK WorkMail и подключить корпоративную почту можно по ссылке.

Как создать почту VK WorkMail на собственном домене: пошаговая инструкция