Как корпоративный мессенджер может помочь HR

В сентябре 2020 года состоялась третья ежегодная конференция MarHR, посвященная маркетинговой перезагрузке HR-направлений, онлайн-прокачке навыков участников, реальным кейсам с вау-эффектом и масштабированию личной эффективности без инфоцыганства.

Организаторами мероприятия выступили:

  • Алина Михель — проектный эксперт, создатель конференции MarHR и практикующий HR с 13-летним стажем.
  • Иванна Винник — основатель агентства ProSmysl и HR с 14-летним стажем.
  • Татьяна Чикалина — Лид внутренних коммуникаций проекта Флоу от Яндекс.Практикума и HR с 8-летним стажем.

В качестве специального партнера мероприятия выступала команда платформы «Mail.ru для бизнеса», спикером которой стала Юлия Грошикова — руководитель группы по развитию бизнеса. Она предложила слушателям уникальный кейс «Какие боли HR может решить корпоративный мессенджер» на примере использования Myteam.

Проблемы пользователя общедоступного мессенджера

В ТОП-5 корпоративных мессенджеров входят преимущественно общедоступные программные продукты иностранных компаний:

К сожалению, шифрованные каналы коммуникаций, такие, как мессенджер Myteam, занимают последние строчки рейтинга, уступая в популярности и объемах аудитории любым открытым продуктам. Ведь консервативные пользователи не хотят учить новый интерфейс и настраивать адресную книгу с нуля. Однако открытая платформа коммуникации приводит к появлению серьезных проблем, осложняющих жизнь и пользователям, и бизнесу.

В список угроз со стороны бесплатных мессенджеров можно включить:

  • Проблему конфиденциальности — вы делитесь файлами с коммерческими секретами в открытой, бесконтрольной среде. Ваши сообщения может прочитать кто угодно.
  • Нулевую защиту от взлома — переписка ведется с частных аккаунтов, владельцы которых не имеют представления о кибербезопасности. Зачем взламывать корпоративную сеть со сложной защитой, когда можно похитить телефон или аккаунт частного пользователя?
  • Отсутствие администрирования доступа к переписке и файлам — вход в рабочий чат остается даже у покинувших компанию сотрудников. При этом отправленные на личный аккаунт документы невозможно удалить.
  • Хаос в информационной системе компании — когда все сотрудники пользуются разными мессенджерами, от рабочего процесса не стоит ждать эффективности.

Эти проблемы приводят к увеличению объема утечек, причем потеря данных в большинстве случаев происходит случайно или неосознанно. Вплоть до пересылки важных данных третьим лицам из личной адресной книги.

А причем тут HR?

Проблемы с безопасностью — это очень серьезно, но это компетенция другого департамента или отдела. Если вы так думаете — вас ждут большие проблемы. Ведь открытый мессенджер — это большая головная боль для любого HR.

Используя общедоступное программное обеспечение, вы сталкиваетесь:

  • С низкой адаптацией новых сотрудников — они не могут запомнить даже имена и должности коллег, не говоря о никнеймах и телефонах в WhatsApp, Skype или Viber.
  • Со сложностью организации массовых рассылок — даже корпоративную почту читают через раз, а пропустить сообщение в мессенджере это уже сложившаяся традиция.
  • С недостаточной обратной связью — вам придется спамить сообщениями до вечера, чтобы получить в ответ: «Сейчас нет времени» завтра утром.
  • С нулевой автоматизацией простых процессов — умные боты, отвечающие на самые частые вопросы, можно настроить не в каждом доступном мессенджере.

Если прибавить к этим проблемам утечку конфиденциальной информации, любой HR погрузится в депрессию с первых дней работы. Но не спешите отчаиваться — у Mail.ru для бизнеса есть решение ваших проблем.

Myteam — надежный сервис для бизнеса

Мессенджер Myteam проектировали для внутренней корпоративной переписки, поэтому сегодня до 80% общения сотрудников Mail.ru происходит именно в этой среде.

Преимущества Myteam:

  • Интеграция с Active Directory решает проблему доступа. Пользователя подключают к корпоративному справочнику в момент подписания контракта и отключают после приказа об увольнении.
  • Корпоративный Справочник упрощает поиск контактов. В общий список встроены фильтры, сортирующие собеседников по ФИО, должности, принадлежности к структурному подразделению и другим параметрам.
  • Менеджер Групп и Каналов облегчает администрирование процесса общения — в Myteam можно генерировать приватные и публичные ссылки на семинары, совещания и рабочие летучки, рассылая их по списку контактов.
  • Встроенные чат-боты решают проблему автоматизации без каких-либо усилий со стороны HR. Умным помощникам можно доверить заказ пропуска и другие задачи.
  • Возможность создания и проведения опросов помогает достучаться до каждого сотрудника и проконтролировать получение ответа. Вам не придется уговаривать открыть письмо, ведь незаполненный опрос попадает в список невыполненных задач.

А еще в Myteam есть групповые и личные аудио- и видеозвонки, с режимами вебинара, с трансляцией рабочего стола, с возможностью отключения видеотрансляции и множеством других опций. Причем все это происходит в защищенной среде, которую контролирует владелец доступа в мессенджер — при необходимости вы можете развернуть Myteam на базе вашего дата-центра.

Дополнительным преимуществом Myteam можно назвать российские корни мессенджера, позволившие включить этот программный продукт в реестр Минкомсвязи. Продукт Mail.ru для бизнеса поможет автоматизировать и контролировать задачи не только в коммерческих компаниях, но и в государственных учреждениях. Лицензия Минкомсвязи допускает использование Myteam на объектах критической информационной инфраструктуры.