Как внедрить корпоративный мессенджер и нужно ли это делать

Советы от Mail.ru для бизнеса

Организация коммуникаций внутри компании влияет на общую эффективность. До сих пор многие команды используют звонки, электронную почту, переписки через социальные сети и приложения (WhatsApp, Telegram, Viber, Skype и другие). Однако их функционал ограничен и не может закрыть все потребности рабочих процессов.

Корпоративный мессенджер позволяет решать гораздо больше оперативных задач, нежели обычные чаты. Высокий уровень защищённости, удобный обмен файлами, интеграция с сервисами – всё это помогает лучше организовать взаимодействие между коллегами, упростить процесс согласования или принятия решений и повысить продуктивность.

Почему бы просто не использовать Skype/Whatsapp/Telegram/Viber/ICQ?

Помимо ограниченного функционала, обычные мессенджеры могут мешать нормальным коммуникациям внутри компании. В личном общении каждый предпочитает использовать определённое приложение, поэтому бывает сложно «достучаться» до кого-то с помощью другого чата. Многие не следят за уведомлениями на смартфоне в течение рабочего дня, поэтому взаимодействие усложняется.

Вторая проблема – привычное использование приложений. Подписки на Telegram-каналы, чаты друзей, обсуждение семейных вопросов – всё это отвлекает. Кроме того, всегда есть риск отправить какой-то личный файл в рабочую переписку.

Коллеги не всегда обмениваются номерами телефонов, поэтому при решении оперативных вопросов начинаются сложности. Когда новый человек приходит на работу в большую команду, он не может быстро установить связи со всеми. В крупных компаниях с коммуникациями между отделами начинается путаница. В итоге всё деловое общение превращается в хаос.

Требования к чату от организации

У каждой компании есть свои требования к корпоративным программам. Недорогая подписка, русскоязычный интерфейс и защищённость – это базовые критерии, на которые необходимо ориентироваться при выборе приложения. Однако для эффективных коммуникаций этого недостаточно.

Программа для обмена сообщениями в рамках организации должна быть:

  • Доступной со всех устройств и операционных систем, поскольку в процессе возникает множество ситуаций, когда сотрудники отлучаются от рабочего места или выполняют задачи удалённо.
  • Закрытой, чтобы в чатах были только коллеги, которые на данный момент работают в компании.
  • Многофункциональной, потому что коммуникации не ограничиваются деловыми переписками: команде необходимы звонки, обмен файлами, каналы для получения своевременных уведомлений от руководства.

Дополнительный бонус – интеграция чата с другими сервисами, которые использует компания. В каждой организации процессы выстраиваются по-своему, поэтому программа для взаимодействия сотрудников должна охватывать все возможные форматы коммуникаций.

Пример чат-бота в Myteam для управления освещением рабочего места

Фишки Myteam

Один из наиболее продвинутых мессенджеров – приложение Myteam от Mail.ru для бизнеса. Он отвечает всем перечисленным выше требованиям, упрощая рабочие процессы и защищая корпоративное общение от возможных утечек информации. У программы есть ряд особенностей, которые отличают её от других существующих на рынке предложений.

  • Поддержка всех каналов коммуникации. В рамках приложения можно переписываться в индивидуальных или групповых чатах, звонить, общаться по видеосвязи и обмениваться файлами. Программа позволяет создавать внутренние чат-боты, которые помогают заполнять документы, и каналы для распространения информации. Все сотрудники находятся в списке контактов. Чтобы найти нужные переписки, можно воспользоваться простым поиском.
  • Управление сверху. Создать аккаунт сотрудника, назначить администратора и заблокировать может только компания. Эта функция позволяет сохранить конфиденциальность: без вашего ведома никто не попадёт в чат, а уволенные сотрудники никак не смогут читать переписки или открывать общие документы.
  • Безопасность. Сохранность данных и защита корпоративной информации – один из главных приоритетов мессенджера. Поэтому помимо строгой системы управления безопасность обеспечивается за счёт использования технологий шифрования: для передачи данных это TLS-канал, а для видеозвонков – end-to-end.
  • Персонализация. Предусмотрена возможность хранить сообщения на серверах компании, что позволяет закрыть информацию от постороннего вмешательства. Внутренний интерфейс можно оформить под фирменный дизайн.
  • Кроссплатформенность. MyTeam можно использовать как веб-версию, стабильно работающую в любом браузере, или как приложение. Программа доступна для скачивания на все операционные системы, чтобы и дизайнер с macOS, и программист с Linux могли использовать единое пространство для коммуникации.

Гайд по переходу бизнеса на мессенджер Myteam

Новое программное обеспечение всегда тяжело приживается в коллективе. Однако визуальная проста и удобство интерфейса Myteam решают эту проблему. Чтобы перевести все деловые коммуникации в мессенджер, не требуется никаких сложных действий.

Шаг 1. Регистрация на платформе «Mail.ru для бизнеса»: на первом этапе создайте аккаунт и подключите домен.

Шаг 2. Добавление пользователей: создайте аккаунты сотрудников, которые затем можно будет использовать и в других сервисах.

Шаг 3. Распространение: отправьте сотрудникам ссылку на скачивание приложения и данные для входа в систему (логин и пароль).

С этого момента можно начинать использовать все мощности корпоративного чата. Программное обеспечение можно развернуть и на ваших серверах, оформив интерфейс в фирменном стиле бренда. Оставьте заявку на сайте, и с вами свяжется менеджер для уточнения индивидуальных условий.