Корпоративная коммуникационная политика: зачем выстраивать и как использовать?

Советы Mail.ru для бизнеса

Расскажем, почему не стоит закрывать глаза на коммуникационные проблемы, и рассмотрим кейсы по их решению.

Коммуникации внутри и снаружи

Любая компания сталкивается с вопросом позиционирования. Этот процесс важен с обеих сторон: как выглядит бренд изнутри, в представлении сотрудников компании, и как снаружи — для клиентов. Коммуникационная политика как раз и связывает оба направления. За вторую его часть отвечают отдел по связям с общественностью и PR-служба. Обе структуры следят за потоками информации. Это ключевой ресурс для позиционирования и продвижения компании и ее продукта. Ей нужно донести до рынка информацию о себе. Для этого разрабатывается стратегия развития, ставятся цели и миссии, создается фирменный стиль.

Например, автоконцерн Volvо позиционирует себя как производитель самых надежных автомобилей, а ритейлер «Вкусвилл», в отличие от конкурентов, предлагает только продукты для здорового питания. На рынок информация о таком позиционировании поступала постепенно и сформировалась благодаря PR-компаниям, публикациям в СМИ, интеграции с блогерами, налаживании обратной связи и т.д. Инструментов продвижения и позиционирования довольно много, и все они являются внешней частью коммуникационной политики.

Внутренняя часть может показаться не такой важной, ведь продвижение компании и ее продукта напрямую скажется на продажах и получении прибыли. Однако процесс выстраивания коммуникаций внутри компании похож на заботу о здоровье человеческого организма. Одеваться можно всегда красиво и модно (позиционирование на рынке), но если у вас серьезные проблемы со здоровьем, это будет сказываться на вашем самочувствии и может привести к осложнениям. На корпоративные коммуникации часто обращают слишком мало внимания, поэтому и «здоровье компании» находится под угрозой. Неотлаженная система внутренних коммуникаций обернётся нездоровой обстановкой в коллективе и потенциальной утечкой сильных кадров.

Источник: Crello

Коммуникационные проблемы и кейсы

Барьеры в коммуникационной политике возникают в самых разных местах, но главными очагами проблем являются две формы взаимодействия — между отделами и между начальством и подчиненными. Например, неверная или неполная передача информации. Если работник столкнулся с таким изъяном коммуникационной модели внутри своей компании, то может ответить пассивным сопротивлением. По сути, он может не выполнить указания сверху, поскольку не до конца понял их. А отсутствие обратной связи в отношениях «подчиненный — начальник» лишает сотрудника мотивации что-либо выяснять. Руководство также может сделать неправильный вывод из реакции сотрудника и принять неверное стратегическое решение, опираясь на некорректное восприятие информации, переданной «снизу».

Выстраивание коммуникаций внутри корпорации — такой же важный процесс, как и производство самого продукта. Без нужных подстроек развалится любая компания — и концерн с тысячью работников, и стартап из пяти человек. Развитие онлайн-сервисов помогло корпорациям решать внутренние проблемы коммуникаций. К примеру, разработчики приложения «Вкусвилл» создали бота, доступ к которому даётся каждому сотруднику. Через него работник может связаться с любым отделом и любым сотрудником, который работает во «Вкусвилле». Это пример эффективной работы «открытых дверей» — когда горизонтальной коммуникации не мешает разделение компании на департаменты.

В этом плане отличные кейсы предлагает платформа «Mail.ru для бизнеса» biz.mail.ru — сервисы для малого и среднего бизнеса от Mail.ru Group. Она появилась на рынке, чтобы помочь компаниям преодолеть барьеры корпоративных коммуникаций.

Самоопределение. Платформа предлагает создать корпоративную почту для всех сотрудников — это решает вопрос с созданием единообразного стиля переписки в компании и восприятия всех представителей компании из вне в целом.

Взаимодействие. Для организации эффективного общения между всеми сотрудниками и отделами в Mail.ru для бизнеса разработали корпоративный мессенджер Myteam. Это хорошее дополнение к встречам и собраниям — основному инструменту решения коммуникационных проблем. Важный момент – в корпоративном мессенджере добавлены только сотрудники с учетными записями в рамках конкретного домена, поэтому руководители могут не переживать, что их подчиненные будут тратить время в мессенджере на обсуждение нерабочих вопросов с «заботливой тетей Леной».

Оповещение. В Myteam можно создать канал компании для рассылки важной информации — чтобы все сотрудники получали важную информацию сразу и одновременно. При этом, нужно делиться как хорошими новостями, так и плохими, в противном случае можно потерять доверие работников.

Автоматизация процессов. В Myteam и других популярных мессенджерах, как правило, есть возможность создания собственных чат-ботов для автоматизации определенных процессов и действий. Можно создать чат-бота с интеграцией с внутренней ERP, CRM или HRM-системой для заказа пропуска, получения расчетного листка или оформления рабочих документов. В Mail.ru, например, есть специальный чат-бот, который помогает сотрудникам регулировать освещение своего рабочего места в офисе.

Чат-бот в Myteam
Пример чат-бота в Myteam

Личный контакт. В условиях удалённой работы можно использовать аудио- и видеоконференции для обсуждения рабочих вопросов, а для проектов есть опция создания чатов.

Доступ к информации. Облачное хранилище для бизнеса Teambox поможет организовать удобное хранение документов, где руководство контролирует доступ сотрудников к тем или иным папкам и файлам. Там же можно совместно работать над документами онлайн. Это удобно при сборе консолидированного отчета по данным с разных подразделений и надежно, поскольку администратор может четко регламентировать доступ к таким документам. Это ускоряет работу всех отделов.

Источник: Crello

Отсутствие хотя бы минимально налаженной коммуникации внутри компании в будущем может отразиться и на прибыли. Это не пустые опасения — создание эффективной и работающей корпоративной коммуникации позволит избежать лишней бюрократии, наладить общение между сотрудниками, увеличить их лояльность к компании. Последнее — одна из главных задач внутренней корпоративной политики.