Почему работодателям следует регулировать общение сотрудников в мессенджерах?

Советы от Mail.ru для бизнеса

Сегодня профиль в социальных сетях есть у всех современных людей, ведущих активный образ жизни. Общение, в свою очередь, также приобретает виртуальный характер – в мессенджеры перетекла дружба, профессиональные отношения, в корпоративных чатах обсуждаются текущие вопросы, решаются рабочие задачи. Но можно ли назвать такое общение рабочим и нужно ли его регулировать?

Как компании проверяют сотрудников в соцсетях

Недавние исследования показывают, что компании все чаще стали анализировать профили в социальных сетях перед тем, как принимать сотрудников на работу. Их интересуют ваши посты, высказывания, фото, видеоматериалы, манера общения – все то, что может в будущем порочить репутацию компании.

Если четыре года назад подобную проверку проводили не более 70% организаций, сегодня их количество возросло до 84%. Если верить статистике результатам опроса рекрутинговой компании Antal Russia[Д1] , около 65% отказа в найме на желаемую должность приходится на неудовлетворительное впечатление после ознакомления с аккаунтом кандидата в социальных сетях.

Зачем контролировать общение сотрудников в чатах и мессенджерах?

Вернемся к общению в мессенджерах. Довольно часто, компании используют их в роли полноценного информационного канала – проводят видеосовещания, обсуждают новые проекты, совершают конференц-звонки, к слову, канал общения получил новое дыхание в период карантина. Сейчас подобное виртуальное общение является официальным каналом и напрямую служит интересам компании, соответственно, требует введения определенных норм и правил.

Для чего это нужно:

  • разграничение личных тем и рабочих вопросов;
  • максимизация эффективности работы чатов;
  • снижение риска развития конфликтов и недопонимания и т.д.

Сотрудники должны четко понимать рамки делового общения. В любом виде коммуникации должен присутствовать модератор или администратор, который будет отвечать за соблюдение правил, поддерживать формат общения. К примеру, корпоративный мессенджер Myteam, поддерживающий личные, групповые чаты, видео- и аудиозвонки и прочие функции в расширенной версии позволяет контролировать действия сотрудников. Доступ к файлам и чатам есть только у верифицированных сотрудников компании-клиента.

Правила внутренних коммуникаций в корпоративных чатах и мессенджерах

Многие работодатели давно придерживаются офисного дресс-кода, регулируют общение внутри компании между сотрудниками, с клиентами, фиксируя нормы и требования во внутренних регламентах. В то время как общение в чатах часто никем и ничем не регламентируется, вызывая споры и недопонимания.

Преимущества создания правил и норм ведения корпоративной переписки в мессенджерах:

  • сохранение персональных данных;
  • неразглашение коммерческой тайны;
  • эффективное решение задач;
  • понятная иерархия – администратором чата назначается человек, ответственный за выполнение той или иной задачи и т.д.

Правила должны разрешать или запрещать ведение переписки в неформальном стиле, регламентировать использование сокращений, объявлений, пересылку фото, видео и других материалов. К тому же нужно предусмотреть особенности выхода из чата, система мессенджера Myteam автоматически удаляет уволенных сотрудников, лишая их доступа к переписке, общим документам.

Бизнес оценил удаленку и рассчитывает только на себя

Общение в мессенджерах, видеоконференции и прочие прелести работы на удаленке стали глобальным трендом во время пандемии. Как показывает практика, в переходе на удаленный формат работы есть много плюсов:

  • Расширение географии поиска работников из-за отсутствия территориального ограничения, то есть компания с главным офисом в Москве может нанять программиста из глубинки. Главный плюс скрывается не только в экономии на зарплате, вы можете найти заинтересованного соискателя.
  • Рост эффективности. Сотрудники не тратят время на дорогу, имеют возможность самостоятельно организовать рабочее пространство, к тому же число больничных и дней «за свой счет» значительно сокращается.

Немаловажный плюс удаленной работы – оптимальный баланс между профессиональной занятостью и личной жизнью. Многим компаниям удается выстроить гибкий рабочий график, который можно подстраивать под потребности каждого сотрудника. К примеру, использование сервиса облачного хранилища данных Teambox обеспечивает доступ к рабочим документам с любого устройства. Вы можете изучить последнюю версию договора с мобильного телефона, находясь за городом на рыбалке.

Тренинги на сплочение коллектива. 8 примеров

Несмотря на то, что удаленный формат во многом облегчает рабочий процесс, к игре по новым правилам тоже нужно привыкнуть, нужно правильно подготовить сотрудников к обновленным условиям работы. С этой целью компании проводят обучающие тренинги, которые в разных форматах помогают наладить эффективную коммуникацию в команде, учат преодолевать трудности и добиваться хороших результатов.

Популярные темы тренингов:

  • снятие напряжения;
  • установление контакта;
  • формирование коллектива;
  • построение коммуникации в группе;
  • повышение доверия;
  • близкое знакомство;
  • общее дело;
  • творческий подход.

Обычно тренинги позитивно воспринимаются большинством работников. Оценить результат можно в ходе повторных исследований, личного опроса участников, привлечь в тренинг психологов.

HR-менеджер — обязанности, требования и компетенции

Независимо от того, в каком формате будет происходить рабочий процесс, в компании должен быть ответственный человек, который будет нести ответственность за все, что происходит с персоналом компании. Эти обязанности возлагаются на HR-менеджера, в обязанности которого входит:

  • обеспечение штата сотрудниками;
  • мотивация работников;
  • снижение текучки кадров;
  • создание благоприятного рабочего климата;
  • организация комфортных условий труда даже на удаленке и т.д.

HR-менеджер занимается оформлением трудовых контрактов, работает с личными делами сотрудников, которые можно безопасно хранить в облачном хранилище данных Teambox.

Предприниматели стали чаще управлять бизнесом через смартфон

По статистике во время карантинных ограничений, предприниматели и руководители компаний на 30% чаще стали использовать для решения рабочих задач мобильные сервисы. В первую очередь, это касается проведения конференций, переговоров с контрагентами, обсуждения рабочих моментов и постановки задач.

Приложения для смартфона, которые помогут наладить эффективное управление бизнесом:

  • Почта Mail.ru, позволяющая оставаться на связи на работе, дома и в отпуске.
  • Teambox – облачное хранилище, где можно работать с таблицами, текстовыми файлами, презентациями совместно, следить за внесенными изменениями, вносить правки.
  • Sendbox – сервис для создания рассылок с понятным интерфейсом, простым управлением, удобным конструктором, готовыми шаблонами и эффективной аналитикой.
  • Myteam – мессенджер для командной работы, без которого невозможно обойтись на удаленке.

Организовать эффективную работу компании в условиях вне офиса не так сложно. Понадобится немного время для адаптации, грамотный HR-менеджер, который будет способствовать комфортному переходу, и программы для организации трудового процесса.

Источник графики: www.pixabay.com

Мероприятия

Удаленная работа, как новая нормальность

01 декабря 2020
Релизы

Обзор ноябрьских обновлений продуктов Mail.ru для бизнеса

30 ноября 2020
Узнавайте о наших публикациях первыми
Все статьи для бизнеса