Секреты подписи в письмах

В каждом письме важно продумать вовлекающее начало и конец, который подведет итог сообщению. Вне зависимости от цели, правильное завершение текста в переписке – подпись. Добавление подробной информации об отправителе служит приглашением к продолжению диалога – вы завязываете контакт и показываете свою открытость к дальнейшим коммуникациям.

Проработанная концовка:

  • усиливает текст сообщения;
  • позитивно сказывается на имидже;
  • помогает наладить связь с получателем.

В компаниях разрабатывается единая структура письма для всех переписок. Однако правильная подпись положительно влияет на деловые контакты в бизнесе любой величины. 

Структура деловой подписи

Конец письма строится по простой формуле, которая включает 4 элемента: проявление вежливости, фамилию и имя автора (иногда отчество, в зависимости от принятого тона общения), должность, контакты.

Проявление вежливости

Стандартный пример вежливой концовки, который зачастую автоматически предлагается почтовыми сервисами – «с уважением». Но при ведении деловой переписки лучше персонализировать эту часть. Хорошая практика – добавлять завуалированный призыв к действию, например:

«С нетерпением ждем вас на нашей онлайн-конференции …»

«Жду вашего ответа…»

Однако это не всегда уместно. Если это письмо с отработкой негативного отзыва, вы можете еще раз извиниться:

«Приносим свои извинения за доставленные неудобства».

Можно использовать и более универсальные фразы, но добавить в них индивидуальности. Форма выражения вежливости может стать частью фирменного стиля при ведении деловой переписки.

Обращение

Формат указания имени может отличаться в зависимости от тона. Обычно главы корпораций, чиновники и официальные представители указывают полное ФИО. Для снижения уровня формальности можно убрать отчество. Этим действием можно добиться большей дружелюбности. Иногда служба поддержки в крупных компаниях при общении с клиентами использует только имя, например:

«С уважением, менеджер Максим»

Это позволяет клиентам комфортнее чувствовать себя при общении. Учитывайте, что собеседник в дальнейшем будет называть вас так, как вы представитесь. Если вам важно сохранять дистанцию, указывайте ФИО, а если планируете завязать тесные связи – можно ограничиться именем. 

Как правильно указать должность

В банках, государственных учреждениях и на топовых позициях некоторых крупных компаний принято указывать полное название должности. Например:

«Заместитель начальника отдела внутренних связей и управления персоналом восточного филиала ОАО «Инновации» Филимонова Ксения Константиновна».

В письме это может выглядеть перегружено, особенно когда текст сообщения короткий. Если правила организации не требуют указания полной должности, то стоит сокращать. Такие подписи лучше воспринимаются во время переписки.

Контактные сведения

В строчке контактов обычно указывается адрес электронной почты и номер телефона. Вы можете оставить только один тип связи или вынести на первое место предпочтительный способ. Если отправитель – представитель компании, то при необходимости можно добавить сайт и адрес офиса.

Подпись как инструмент маркетинга

Владельцам небольших бизнесов, фрилансерам или индивидуальным предпринимателям стоит внимательно относиться к подписи в письмах, поскольку она может стать эффективным инструментом продвижения услуг и личного бренда. 

В маркетинговых целях после имени вы можете указать: 

  • Ссылки на проекты, которыми вы сейчас занимаетесь (сайт, блог).
  • Несколько способов связи, чтобы получатель мог выбрать наиболее удобный из них.
  • Профили в социальных сетях и т.д.

В конце можно также указать короткую информацию об услугах или ближайших мероприятиях с вашим участием.

Советы по созданию правильной подписи для email-рассылок

Единой формулы составления концовки e-mail нет. Итоговый вариант зависит от ваших целей. Чтобы создать привлекательную подпись, стоит придерживаться простых правил:

  • Не перегружайте. Размещайте только ту информацию, которая необходима для быстрой связи с вами и краткой презентации вас как специалиста.
  • Индивидуализируйте. Шаблонные фразы в стиле «всего наилучшего» вызывают отторжение, особенно если вы отправляете ответ на жалобу или негативный отзыв.
  • При оформлении переносите каждую новую часть на следующую строчку, чтобы абзац выглядел аккуратно.
  • Не используйте много цветов и шрифтов.
  • Вместо ссылок на социальные сети добавьте кликабельные иконки – такой формат легче воспринимается пользователями. 

В подписи можно использовать фотографию по принципу аватара. Изображение должно быть небольшим, но важно, чтобы на нем было отчетливо видно лицо. 

Секреты персонализации продаж посредством подписи

Массовые рассылки с одинаковыми шаблонными фразами не вызывают большого отклика у потенциальных покупателей. Получая сообщения от бренда, пользователи электронной почты просто удаляют письмо или заносят его в спам. Избежать этого и улучшить вовлеченность помогает персонализация. Чаще всего советы в этой области касаются приветствия с первой частью письма, которая высвечивается в уведомлении. Однако индивидуализировать нужно и подпись.

Люди покупают у людей. Когда клиент получает письмо от менеджера, с которым он общался, у него создается ощущение, что о нем помнят. Совсем не обязательно, чтобы письмо создавал сотрудник – этот процесс можно автоматизировать. Главное – сохранять и обрабатывать данные о контактах. Настроить отправку таких писем поможет сервис Sendbox от Mail.ru для бизнеса. Функция триггерных рассылок позволяет выделить условия, при которых пользователю должно прийти сообщение, а технологии персонализации – адаптировать текст под клиента и ситуацию.

Советы

А/В-тесты в email-рассылках

26 февраля 2021
Вопрос-ответ

Как объединить email-маркетинг и SMM

24 февраля 2021
Узнавайте о наших публикациях первыми
Все статьи для бизнеса