Тайм-менеджмент в корпоративной почте

Вы знаете, сколько времени ежедневно уделяете проверке электронной почты, ответам на письма или поиску нужной информации в переписке? Бывало ли такое, что, увидев уведомление о новом сообщении, вы тратили больше времени на работу с почтой вместо того, чтобы заниматься основными задачами?

Если в день вам приходит более 20-50 писем, каждое из которых важно, необходимо грамотно планировать работу с ними. Прочитать, ответить, внести в план, отсортировать – и сделать все это не в ущерб остальным задачам поможет тайм-менеджмент.

Технологии тайм-менеджмента

Мы привыкли воспринимать тайм-менеджмент как способ организации времени в более глобальных процессах: решении сложных вопросов, реализации бизнес-задач, планировании свободного времени. Но и работу с электронной почтой можно оптимизировать. 

Совет №1. Отключить любые уведомления о входящих сообщениях и выделить для работы с электронной почтой определенное время.

Как часто вы отвлекались от важной задачи, увидев push на телефоне или всплывающее окно о новом сообщении на экране ПК? Кажется, что прочтение не займет и пары минут, но чаще всего это не так! За это время вы теряете концентрацию, которая требовалась для выполнения основной задачи, а значит, снижается и продуктивность.

Поэтому важно не отвлекаться на сообщения. Рациональнее выбрать время для проверки почты и внести его в план работ. В зависимости от объема входящих можно уделять проверке 15-20 минут каждые 2-3 часа.

Преимущества внедрения этой технологии:

  • Уведомления не отвлекают от работы над более важными задачами.
  • Для работы с почтой отведено конкретное время в списке дел.

Совет №2. Настроить автоматическую сортировку на этапе получения сообщений.

Когда вся корреспонденция собирается в папку «Входящие» не сразу можно понять, что нужно разобрать в первую очередь, а что может подождать. Внутренняя рассылка компании, сообщения от клиентов и партнеров – всё это желательно сортировать еще на этапе получения. Например, сервис от Mail.ru для бизнеса Почта для домена позволяет создать папки и настроить фильтр таким образом, что входящие будут автоматически распределяться по созданным категориям

Например, можно создать папки:

  • Внутренняя рассылка (включить в нее адреса HR) – проверять раз в 1-2 дня.
  • Письма от сотрудников (включить все адреса на вашем домене) – проверять 2-3 раза в день.
  • Письма от клиентов – проверять 3-4 раза в день.
  • Бизнес-рассылка (информационные и аналитические материалы профильных ресурсов) – проверять раз в 2-3 дня.

Функционал сервиса Почта для домена позволяет также автоматически помечать важные сообщения флажком. Для этого можно договориться с сотрудниками, чтобы в теме они указывали важность. Например, если от вас ждут быстрого ответа, можно договориться начинать тему с фразы «СО» – срочный ответ. Если ответ не нужен, но информация важная, тему можно начинать с фразы «СРОЧНО» и т.д. Сокращения могут быть любые, главное – унифицировать их хотя бы на уровне компании.

Преимущества внедрения этой технологии:

  • Организация структуры без вашего участия.
  • Сокращение времени на ручную сортировку писем и выделение важного.
  • Проверка более важных сообщений в первую очередь.

Совет № 3. Запланировать действия, ответить, настроить автоответчик.

Некоторые письма требуют немедленной проработки, другие – выполнить задачу в будущем, с третьими достаточно просто ознакомиться. Чтобы не упустить ничего важного, можно помечать сообщения непрочитанными до тех пор, пока задача не будет выполнена (в случае с первыми) или пока задача не будет занесена в план работ (в случае со вторыми). Ваша цель – оставить папку без непрочитанных сообщений.

Если постоянное наличие непрочитанных сообщений некомфортно для вас, продолжите сортировку. Внутри папок для автоматической сортировки вы можете создать вложенные папки «Ответить», «В работу», «Внести в план» и т.д.

Не готовы ответить на письмо сразу, а отправитель ждет от вас обратной связи? Напишите ему, когда сможете заняться вопросом. То же самое касается и работы с почтой во время командировок и отпусков: в сервисе Почта для домена можно настроить автоответчик. Отправители будут знать, что вы можете отвечать менее оперативно, чем обычно, а не пропустили или проигнорировали их сообщение.

Преимущества внедрения этой технологии:

  • Вероятность потерять важное сообщение и не выполнить действие сводится к минимуму.
  • Письма рассортированы по приоритету, не требующие действий, отсеяны.
  • Отправитель знает, что вы получили сообщение, даже если не можете прочесть или ответить сразу.

Запланированная отправка сообщений в корпоративной переписке

Совет № 4. Работа с исходящей почтой тогда, когда это удобно вам.

Рационально расходовать время можно не только при работе с входящими сообщениями. Можно заранее отвести удобное время на подготовку писем, а затем при помощи одной из функций сервиса Почта для домена запланировать его отправку в подходящий день и час.

Например, вам удобно работать с письмами после обеда, но вы хотите, чтобы получатели увидели и ознакомились с сообщениями с утра или через 2 дня. Укажите дату и время отправки, и сообщение будет отправлено именно в это время, а не когда вы закончите работу над ним.

Преимущества внедрения этой технологии:

  • Работа над письмом в удобное время.
  • Получение адресатом в назначенное время.

Совет № 5. Упростить корпоративные и рекламные рассылки.

Массовая рассылка обычно занимает много времени: подготовка, составление списка адресатов и т.д. Есть возможность существенно ускорить этот процесс. Например, сервис рассылок для бизнеса Sendbox поможет не тратить время на:

  • Оформление. Достаточно выбрать шаблон в конструкторе и вставить свой текст. Дизайн адаптирован под все типы устройств, он будет корректно отображаться и на ПК, и на мобильных.
  • Выбор аудитории для рассылки. Можно настроить автоматическую отправку цепочек писем при соблюдении заранее выбранных условий: брошенная корзина, заказ, дни рождения и т.д.
  • Персонализацию. Вы можете создавать персональные сообщения с использованием имени, даты рождения и других параметров адресата.

Оптимизируйте работу корпоративной почты и концентрируйтесь на более важных задачах.

Советы

А/В-тесты в email-рассылках

26 февраля 2021
Вопрос-ответ

Как объединить email-маркетинг и SMM

24 февраля 2021
Узнавайте о наших публикациях первыми
Все статьи для бизнеса