Документооборот и закрывающие документы

Указать статус юрлица для оплаты по выставленному счету

Юридические лица могут самостоятельно выставлять счета и получать закрывающие документы в личном кабинете. Если при создании проекта в VK WorkSpace вы указали статус физлица, а теперь хотите изменить статус с физлица на юрлицо, вы можете сделать это самостоятельно в панели администратора.

1. Перейдите в раздел Тариф и оплата -> О плательщике и нажмите Редактировать данные.

2. Нажмите на Статус на панели и выберите статус юридического лица, нажмите Продолжить.

   

3. Введите ИНН и нажмите Проверить — отобразятся данные по вашей организации. Нажмите Продолжить.

4. Укажите конакты представителя, с которым можно связаться, если возникнут вопросы (ФИО, почту и телефон и т.д.). Нажмите Продолжить.

5. Проверьте и сохраните данные.

Внимание

В дальнейшем изменить статус с юридического лица на физическое самостоятельно не получится (только через запрос на почту docs_vktech@vk.company).

Закрывающие документы

Закрывающие документы (УПД или акт сдачи-приёмки услуг) предоставляются согласно условиям лицензионного соглашения или условиям соответствующего договора.

Если отчетным периодом по лицензионному соглашению / договору является:

• отчетный месячный период — закрывающие документы предоставляются в течение 5 рабочих дней месяца, следующего за отчетным;
• отчетный годовой период — закрывающие документы предоставляются в течение 5 рабочих дней месяца, следующего за первым месяцем оказания услуг.

(Если иное не предусмотрено соответствующим соглашением или договором.)

Приоритетно закрывающие документы отправляются через ЭДО. Примерный срок отправки — в течение 5 рабочих дней, отправка оригиналов документов почтой или курьером — в течение 15 рабочих дней.

Закрытие выполняется не по сумме оплаты, а по факту списания средств с основного счета. Если вы хотите получить закрывающие документы на сумму оплаты, то сообщите нам об этом письмом на docs_vktech@vk.company.

Внимание

Закрывающие документы не формируются, если в течение месяца сумма списаний с основного счета была менее 300 рублей.

Закрывающие документы по договору-оферте (при отсутствии у клиента выделенного менеджера) предоставляются приоритетно в ЭДО, в бумажном виде — по запросу от клиента на docs_vktech@vk.company.

Примечание

В личном кабинете закрывающие документы (в электронном виде) добавляются в раздел Документы в конце месяца.

ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами, заверенными электронной подписью. ЭДО работает через систему одного из операторов ЭДО, включенного в сеть доверия Федеральной Налоговой Службы РФ.

Для ведения ЭДО компания VK (Мэйл.Ру) использует систему Контур.Диадок и СБИС. ЭДО в разы упрощает работу с закрывающими документами. При работе с другим оператором необходимо настроить роуминг, указав следующие реквизиты:

Идентификатор участника ЭДО:

• в Контур.Диадок — 2BM-7743001840-2012052807514600749280000000000
• в СБИС — 2BE228c7b0e39144874bfbe5b95594c160d

Регламент отправки документов в ЭДО ничем не отличается от бумажного документооборота.

Смена ИНН

При смене ИНН вы должны уведомить компанию об этом. Сообщите об этом по адресу docs_vktech@vk.company, указав новый ИНН, и приложите уведомление об изменении с указанием срока вступления в силу таких изменений.

Остальные данные (наименование организации, адрес) обновляются автоматически через систему «Контур».

Запрос документов

При запросе акта сверки, закрывающих документов и иных документов необходимо в запросе обязательно указать:

• наименование компании;
• ИНН;
• домен;
• период за который необходимы документы.

Единый адрес для всех обращений по вопросам документооборота: docs_vktech@vk.company.