Управление пользователями

Раздел Пользователи предназначен для создания, управления и настройки учетных записей пользователей:

Добавить пользователя

Перейдите в раздел Пользователи.
Нажмите Создать.

Заполните форму:

Поле	Описание
Имя и Фамилия	Введите имя и фамилию пользователя. Поля необязательные: при первом входе в почтовый ящик, пользователь сможет заполнить их сам.
Логин	Введите имя ящика. Обратите внимание, что в будущем имя изменить нельзя. Максимальная длина логина (имя пользователя + домен) — 96 символов.
Пароль	Введите пароль от почтового ящика пользователя: воспользуйтесь предложенным вариантом, сгенерируйте новый или придумайте пароль самостоятельно. Требования к паролю, если вы придумываете его сами: - Пароль должен быть от 6 до 40 символов. - Пароль не должен содержать символы `Unicode`, в том числе кириллицу. - Пароль не может состоять только из цифр. - Нельзя использовать комбинации `qwerty`, `1q2w3e`, `1q2w3e4r` и подобные, а также слово `password`. - Пароль не должен содержать данные пользователя: имя, фамилию, логин, адрес почты, номер телефона, дату рождения. - Пароль не должен содержать ИНН организации, имя домена, алиасы домена, название компании.
Файловое хранилище	Установите галочку «Создать личное файловое хранилище», чтобы у пользователя появилось облако.

Нажмите Создать.

Внимание

Если в почтовом ящике владельца домена не указан или не подтвержден номер телефона, на домене невозможно добавить больше одного пользователя.

Удалить пользователя

Перейдите в раздел Пользователи.
Отметьте пользователя галочкой.
Нажмите Удалить.
Подтвердите удаление.

Внимание

Когда вы удаляете пользователя, очищается его почтовый ящик (удаляются письма, контакты, настройки, файлы в облаке). Восстановить данные будет невозможно. Если вы не уверены в своем решении, заблокируйте пользователя.

Срок удаления пользователей

Если удаление выполняет Владелец домена, то запись пользователя удаляется сразу.
Если удаление выполняет Администратор, то запись пользователя удаляется в течение двух дней.

Заблокировать пользователя

Блокировка отключает пользователю доступ к почте и другим сервисам. Если в момент блокировки пользователь находится в почте, его автоматически выбросит на форму авторизации.

Заблокировать и разблокировать пользователя можно как через интерфейс, так и через CSV-файл (CSV удобен при необходимости выполнения массовой блокировки/разблокировки).

Чтобы заблокировать пользователя через интерфейс:

Перейдите в раздел Пользователи.
Отметьте пользователя галочкой.
Нажмите Блокировать.
Подтвердите блокировку.

Вся информация, которая хранится в почтовом ящике, сохранится. Чтобы разблокировать пользователя, нажмите Разблокировать.

Чтобы заблокировать или разблокировать пользователя через CSV-файл, используйте поле status_up: со значениями 1 (активный, незаблокированный пользователь) и 2 (заблокирован). Инструкцию по работе с CSV-файлом см. в разделе «Массовое добавнение пользователей» ниже.

Добавить пользователей в группу

Группы — общий адрес электронной почты: письма, отправленные на адрес группы, автоматически приходят пользователям, которые состоят в этой группе.

Перейдите в раздел Пользователи.
Отметьте пользователя галочкой.
Нажмите , затем В группу.
Установите галочки на нужных группах или введите название новой и нажмите Создать.
Нажмите Изменить группы.

Экспорт пользователей в файл

Чтобы получить CSV-файл с пользователями домена, нажмите → Выгрузить пользователей в CSV.

Массовое добавление / удаление пользователей

Чтобы добавить или удалить сразу несколько пользователей, вы можете составить CSV-файл по образцу и загрузить его в панели администрирования.

Шаг 1. Создать CSV-файл

Создать файл можно в любой программе, работающей с таблицами: например, MS Exсel или Google Таблицы. Таблица должна иметь такую структуру:

Номер столбца	Поле	Обязательное поле	Описание	Пример
1	username:	✔	Логин (указывается только логин до знака @)	kuraga
2	password:	✔	Пароль. Требования к паролю: - Пароль должен быть от 6 до 40 символов. - Пароль не должен содержать символы Unicode, в том числе кириллицу. - Пароль не может состоять только из цифр. - Нельзя использовать комбинации qwerty, 1q2w3e, 1q2w3e4r и подобные, а также слово password. - Пароль не должен содержать данные пользователя: имя, фамилию, логин, адрес почты, номер телефона, дату рождения. - Пароль не должен содержать ИНН организации, имя домена, алиасы домена, название компании. Внимание! Не используйте это поле для обновления пароля. Для этих целей используйте поле password_up (см. строку 9 ниже).	+Pc0SyXhL1yi
3	firstname:		Имя	Светлана
4	lastname:		Фамилия	Курага
5	groups:		Группы рассылок, в которые будет входить пользователь. Группы нужно перечислить через пробел.	Birthdays All
6	collector_password:		Поле заполняется, если вы включили миграцию и переносите почтовые ящики со старого почтового сервиса на новый. В поле указывается пароль от старого почтового сервиса либо пароль приложения. Это зависит от сервиса (некоторые сервисы позволяют выполнять миграцию только с паролем приложения). Пароль приложения не нужно придумывать, он генерируется автоматически: сгенерируйте пароль приложения в старом почтовом сервисе, скопируйте и вставьте в это поле.	password123
7	collector_login:		Логин от старого почтового сервиса. Указывается, если вы включили миграцию и переносите почтовые ящики со старого почтового сервиса на новый. .	kuraga@ oldservice.ru
8	collector_username:		Поле используется при миграции с почтового сервера MS Exchange. В поле указывается логин сервисной учетной записи вида example.com\admin\user.	example.com\admin\user
9	delete:		Удаление пользователя. Допустимые значения: - true — удалить; - false — не удалять. Значение по умолчанию — false.	false
10	password_up:	обязательное, если есть поле extpassname:	Обновление пароля. Пароль для данного пользователя будет обновлен на указанный в этом поле	+Pc0SyXhL1yi
11	extpassname:		Название для пароля приложения. Поле заполняется, если пользователь будет заходить в почту через почтовые клиенты (например, Thunderbird, Microsoft Outlook, Почта на Mac). В этом случае пользователь должен использовать пароль приложения (он не совпадает с паролем от почтового ящика и генерируется автоматически). В этом поле лучше всего указать название сервиса, для которого будет использоваться пароль приложения, например Outlook. Это поможет пользователю сориентироваться. Внимание! Если данное поле заполнено, то в файле должно обязательно присутствовать поле password_up: (заполненное либо пустое).	Outlook
12	status_up:		Блокировка или разблокировка пользователя. Допустимые значения: - 1 (активен, не заблокирован); - 2 (заблокирован).
13	enabled_2fa:		Включение двухфакторной аутентификации. Допустимые значения: - true — включить; - false или пустое поле — выключить. При включении опции все активные сессии пользователя будут завершены. Опцией также можно управлять в панели администратора, см. раздел Двухфакторная аутентификация.
14	phone_2fa:		Номер телефона для двухфакторной аутентификации. Если телефон не указан, тогда будет использован телефон, указанный в панели администратора. Если в панели администратора телефон также не указан, пользователь должен будет указать номер при авторизации.

Пример заполненной таблицы

После создания таблицы перейдите к сохранению и выберите формат CSV.

Шаг 2. Загрузить файл

Чтобы загрузить полученный CSV-файл, нажмите → Загрузить пользователей из CSV.

Если вы загружаете несколько файлов подряд: файлы добавляются в очередь и обрабатываются последовательно, а не сразу все.
После завершения загрузки будет отправлено уведомление — на почту того администратора, который загружал файл.
Результаты загрузки файла можно посмотреть, кликнув по ссылке в письме-уведомлении.
Результаты загрузки также можно отсортировать на экране или сохранить в файл.

Профиль пользователя

В профиле пользователя доступны все настройки пользователя: можно изменить имя и фамилию пользователя, его пароль, добавить или удалить синонимы пользователя, настроить двухфакторную аутентификацию, посмотреть данные об использовании ящика и др.

Примечание

Администратор не может установить аватар пользователя в профиле. Аватар можно установить через настройки в почте — это может сделать либо сам пользователь, либо администратор, войдя в почту под именем пользователя.

Чтобы открыть профиль пользователя:

Перейдите в раздел Пользователи.
Нажмите на нужного пользователя в общем списке. Откроется страница с профилем пользователя.

Примечание

Набор функций в профиле пользователя зависит от вашего тарифа.

Автоматическая блокировка пользователей при неоплате подписки

Если подписка на тариф не была продлена вовремя (на счете закончились средства и счет не был пополнен вовремя), пользователи на домене могут быть автоматически заблокированы:

В течение двух недель с момента просрочки оплаты вы сможете продолжать пользоваться всеми опциями вашего тарифа, но не сможете создавать новых пользователей.
Через две недели (если оплата так и не произведена) вы будете автоматически переведены на бесплатный тариф, в рамках которого есть ограничение на общее количество пользователей. Поэтому если на вашем домене больше пользователей, то все они будут автоматически заблокированы в панели администратора. Пользователи не смогут пользоваться почтой и сервисами VK WorkSpace до момента разблокировки.

Примечание

С 18 ноября 2024 года максимальное количество пользователей на бесплатном тарифе — 5. Если вы пользуетесь этим тарифом, вы будете заранее уведомлены по электронной почте о дате изменения условий тарифа.

Информация о предстоящей блокировке будет заранее направлена на почту администратора домена. Оплатите подписку на тариф, и пользователи будут разблокированы системой. Если же вы решили остаться на бесплатном тарифе, вам необходимо удалить лишних пользователей, после чего оставшиеся пользователи будут автоматически разблокированы.

Совет

Чтобы не беспокоиться об отключении и блокировке, подключите автоплатеж.