Как планировать рабочие встречи в календаре так, чтобы коллеги точно пришли, а вы все успели

Ожидание: хочешь провести рабочий день максимально продуктивно и не отвлекаться на согласование созвонов и встреч.

Реальность: не успеваешь доделать все дела, потому что полдня расспрашивал коллег о свободных слотах и планировал встречи.

Упростить коммуникацию поможет календарь для командной работы, главное — правильно его настроить. В статье на примере календаря в почте VK WorkSpace менеджер продукта Денис Маслов рассказывает, как это сделать.

Заносите в календарь и рабочие и личные дела, чтобы не утонуть в задачах

Почти 70% россиян считают себя трудоголиками. Они засиживаются в офисе допоздна, проверяют почту даже в выходные и не могут сказать нет, если нужно срочно сделать презентацию в праздники.

Записывайте в календарь не только рабочие, но и личные дела. Например, внесите в расписание ежедневные тренировки в бассейне или занятия по английскому. Так вы не забудете про них, а никто из коллег не поставит вам созвон, пока вы повторяете Present Perfect.

В VK WorkSpace можно настроить несколько календарей одновременно. Например, основной и личный. Так вы не запутаетесь и не потеряете из виду все нужные дела.

Вам не придется путаться между рабочими и личными делами— можно сразу заглянуть в календарь

Откройте коллегам доступ к календарю

Иногда на согласование созвона уходит полдня: нужно написать участникам встречи в личку, уточнить их загрузку и только потом выбрать подходящий для всех слот.

Чтобы сэкономить время, добавьте сотрудников в свой рабочий или личный календарь. Так они сразу увидят уже запланированные дела и не будут отвлекать вопросами про свободные окошки. Когда приглашаете коллег, можно выбрать уровень доступа к расписанию — редактирование или просмотр. В первом случае другие сотрудники смогут вписывать встречи в ваш календарь, а во втором — только смотреть занятые слоты.

Коллегам придет оповещение на почту — они смогут принять или отклонить его

В настройках личного календаря можно поставить галочку «Отображать занятость». Другие пользователи увидят занятый слот, но не узнают, чтó конкретно вы запланировали — например, пойти в бассейн с ребенком или встретиться с клиентом.

Подтверждайте участие в созвонах и ставьте напоминания прямо в календаре

Когда планируешь встречу, предупреждаешь всех заранее. Но бывает, что кому-то из коллег надо подумать, а кто-то точно не сможет присутствовать. В день встречи можно и не вспомнить, кто из сотрудников точно присоединится, а кто — нет, и приходится снова уточнять.

В календаре в почте VK WorkMail можно создавать приглашения на миты и принимать их в один клик. Запланированное событие автоматически появится в расписании — оно будет бесцветным и выделено пунктиром. Чтобы ответить на слот, нужно нажать на встречу и выбрать один из трех вариантов: «Иду», «Не иду» или «Может быть». Если кликнуть на событие, можно увидеть, кто точно присоединится, а кто еще думает.

Если согласитесь на приглашение, событие добавится в календарь и станет цветным, если откажетесь — пропадет, а если не знаете — останется в таком же виде

Чтобы не пропустить встречу, можно поставить напоминание на любое время, например за 10 минут до начала события. Вам придет письмо на почту или push-уведомление на смартфон. А чтобы вы не запутались в потоке писем с напоминаниями, в почте VK WorkSpace можно настроить специальные фильтры. Например, все письма с напоминаниями о событиях в календаре будут падать в отдельную папку.

Используйте сервисы, которые легко интегрировать между собой

Календарь — один из сервисов на платформе VK WorkSpace. Кроме почты и календаря, на платформе есть диск, где можно вместе с коллегами редактировать документы онлайн, мессенджер, видеоконференции, задачи. Ими легко управлять из одного личного кабинета. Вы можете выбрать, сколько пользователей подключить — и платить только за них. Платформа подойдет небольшим стартапам, среднему бизнесу, корпорациям и государственным организациям.

Подробнее узнать о возможностях VK WorkSpace и подобрать решение для своей компании можно на нашем сайте.