Как использовать Заметки для идей и командной работы: 8 интересных фишек сервиса VK WorkSpace

В заметках удобно фиксировать договоренности по проектам, хранить базу знаний или идеи для будущих задач. Компании, которые привыкли к такому формату работы, ищут замену ушедшим с российского рынка сервисам.

Заметки VK WorkSpace — российский аналог Notion, Google Keep и других зарубежных инструментов для создания заметок. В отечественном сервисе можно работать с текстом, организовать онлайн-пространство для команды, использовать ИИ, добавлять блоки кода. Почти как в Notion, только без риска, что сервис «уйдет» вместе с вашими материалами. А еще в Заметках есть возможность импортировать данные из Notion и работать с ними без ограничений.

Рассказываем о восьми фишках заметок VK WorkSpace, которые помогут вам наладить работу команды и не потерять ни одной идеи.

Фишка 1: Создавайте заметки из писем, встреч и календаря

В Заметках удобно создавать с нуля любые тексты: от идеи в пару предложений до прототипа сайта. Чтобы открыть сервис, кликните по вкладке «Заметки» в верхней навигационной панели платформы. Попасть в Заметки можно из любого сервиса VK WorkSpace, например из почты

Фишка Заметок в том, что их можно создавать прямо из письма. Так получится сохранить важные мысли или информацию в едином пространстве и не искать среди сотни входящих. Вот как это работает.

Откройте входящее или отправленное письмо и внизу справа кликните «Сохранить в заметку». Сразу откроется окно сервиса и в нем — тема и содержание сообщения. В Заметки можно сохранить любое письмо Новая заметка автоматически появляется в общем списке

Если нужно сохранить не всё письмо, а его фрагмент, выделите текст и нажмите «Добавить в заметку». Фрагмент откроется в новом окне и в новой заметке. Если хотите сохранить фрагмент письма, выделите его и добавьте в заметку

Заметку из письма можно переименовать и отредактировать

По такому же принципу можно создавать заметки прямо из встречи. Например, если проводите ревью с командой, сохраняйте записи из чата. Позже отправьте сотрудникам заметки с ключевыми идеями встречи.

Кроме Заметок, в коммуникационной платформе VK WorkSpace есть почта, календарь, диск с редактором документов, доска, задачи, видеоконференции, корпоративный мессенджер. Чтобы было удобнее планировать дела и вести проекты, синхронизируйте заметки с календарем. Вот как это работает.

Откройте календарь и создайте событие. Выберите пункт «Добавьте описание или заметку» и кликните «Создать заметку».

Создайте событие в календаре и сразу добавьте к нему заметку

Сохраните событие и перейдите в заметки — увидите новую запись «Заметка ко встрече из Календаря».

Откройте заметку и отредактируйте ее, например запишите вопросы для встречи

Фишка 2: Редактируйте заметки так же, как текст

У Заметок VK WorkSpace лаконичный интерфейс. Здесь удобно писать тексты и редактировать их с помощью простых инструментов. Вот основные возможности сервиса:

• Заголовки двух уровней — пригодятся, чтобы структурировать большие тексты, например черновик статьи или отчета.
• Цитирование — с его помощью можно выделять тезисы и делать выноски, а потом быстро находить их в тексте.
• Изменение цвета и фона текста — еще один способ подчеркнуть важную информацию и сделать материал визуально привлекательным.
• Изменение фона рабочего пространства — по умолчанию фон белый, но можно выбрать любой из десяти оттенков, чтобы визуально выделять заметки в списке.
• Маркированный и нумерованный список — с помощью этих привычных инструментов удобно организовывать информацию.
• Список дел — нужен, чтобы ставить простые задачи или напоминания прямо в тексте: когда закончили, поставьте галочку, и дело вычеркнется.
• Блоки кода — функция пригодится разработчикам, чтобы делиться записями с коллегами.
• Таблицы — простой инструмент, с помощью которого можно составить контент-план, график работы или расписать бюджет на продвижение.
• Вставка изображений и файлов — в запись получится добавить любую картинку и документ, например фрагмент дашборда или презентацию проекта.
• Ссылки — в сервисе можно оставить ссылки на любые внешние источники и на другие заметки в вашем аккаунте.
• Горячие клавиши — с их помощью редактировать записи будет еще удобнее и быстрее.

Чтобы работать эффективнее, используйте готовые шаблоны заметок. Сейчас в сервисе больше 15 вариантов. Например, можно ставить цели по SMART, вести записи с разовых или регулярных встреч, чтобы ничего не упустить.

Фишка 3: Закрепляйте заметки

Даже если у вас будет очень много записей, вы легко в них сориентируетесь. Чтобы не потерять заметку, кликните кнопку «Закрепить» на рабочем пространстве или в списке заметок слева. Закрепленные записи будут сохраняться наверху списка. Если заметка уже не актуальна, также в один клик открепите ее. Закрепить или открепить заметку можно одной кнопкой

Фишка 4: Добавляйте метки

С помощью меток заметки можно группировать по категориям и быстрее искать. В сервисе есть готовые метки — «Работа», «Дом», «Личное». Можно использовать их или создать свои. Для этого в открытой заметке нажмите кнопку «Метки», напишите название, выберите иконку и кликните «Создать». Используйте готовые метки или создавайте свои

Теперь, чтобы быстро найти заметки из одной категории, в поле слева выберите нужную метку. У нас получились две заметки с меткой «Бюджет»

Фишка 5: Создавайте папки

Инструмент пригодится, чтобы удобно хранить материалы и быстрее их находить. Чтобы создать папку, откройте нужную заметку и выберите «Папки» в левом нижнем углу. Кликните «Новая папка», напишите название и нажмите «Создать». С папками удобно группировать заметки по проектам или крупным задачам

Добавлять записи в папки можно из списка заметок или из рабочего пространства. В первом случае кликните правой кнопкой мыши по названию заметки, выберите «Переместить» и папку, в которую хотите положить заметку. Во втором нажмите три точки в правом верхнем углу, выберите «Переместить» и нужную папку. Перемещайте заметки в папки из списка или прямо из рабочего пространства

Фишка 6: Ищите заметки по поиску

Если потеряли запись, найдите ее с помощью поиска. Система будет искать материалы по заголовкам и тексту ваших заметок. В строке поиска введите слово и нажмите «Найти»

Сервис покажет заметки, в которых есть нужное слово

Фишка 7: Используйте встроенный искусственный интеллект

В Заметках есть AI-ассистент. Он поможет написать текст на любую тему, предложить идеи для мозгового штурма, подготовить план встречи. Чтобы запустить ассистента, кликните на синюю иконку звезд внизу экрана. Затем выберите задачи из списка или напишите свою. AI-ассистент поможет написать письмо, пост для соцсетей или предложит идеи для мозгового штурма

Готовый текст можно вставить в заметку или попросить ассистента переписать его. Если вас не устроил результат, попросите ассистента переписать текст

Фишка 8: Делитесь заметками с коллегами

В Заметках VK WorkSpace можно работать с коллегами. Для этого нажмите кнопку «Поделиться» справа вверху и выберите доступ — только для просмотра или для просмотра и редактирования. Заметку смогут открыть все, у кого есть ссылка и кто авторизован в любом сервисе VK, например почте.

Коллеги, которым вы предоставили доступ для редактирования, смогут добавлять текст, файлы и изображения — эти изменения будут видеть все, у кого есть ссылка на заметку. Еще получится изменить фон рабочего пространства, добавлять метки и закреплять заметки. Такие изменения будут видны только их автору. Другие пользователи смогут просматривать заметку или редактировать записи

Платформа VK WorkSpace входит в реестр российского ПО, а все данные хранятся на серверах в РФ. Поэтому вся информация, которую вы размещаете в Заметках, надежно защищена. А когда сотрудник увольняется из компании, его аккаунт блокируют, и он теряет доступ к сервису.

Переходите на сайт и регистрируйтесь, чтобы начать работать с платформой. Или запишитесь на демо и посмотрите, как работают Заметки и другие сервисы VK WorkSpace.