Перейти к содержанию

Администрирование Почты VK WorkSpace

Настройки почты

Настройка сбора писем пользователей с других ящиков

Чтобы пользователи могли собирать почту с нескольких почтовых ящиков в один, необходима настройка сбора писем с SMTP- и IMAP-серверов:

  1. Добавьте домен, с которого будет осуществляться сбор писем пользователя:

    1. Нажмите на кнопку Добавить домен:

    2. Укажите доменное имя и нажмите на кнопку Создать проект.

  2. Перейдите в раздел Почта → Настройки → вкладка Сервера.

  3. Выберите протокол для подключения к почтовым ящикам домена.

  4. В поле Сервер IMAP укажите добавленный домен, укажите порт 993. Выберите опцию Использовать шифрованное соединение (SSL).

  5. В поле Сервер SMTP укажите добавленный домен, укажите порт 465. Выберите опцию Использовать шифрованное соединение (SSL).

  6. Нажмите на кнопку Сохранить:

Настройка отправки писем от календаря

Примечание

Если у вас несколько доменов, то рассыльщик календаря будет единым для них всех (календарь будет отправлять письма с одного и того же домена).

Чтобы настроить рассыльщик писем с уведомлениями о встречах и событиях, в меню выберите Почта → Настройки, затем вкладку Письма календаря. Укажите адрес SMTP-сервера того почтового решения, с которого собирается почта, и другие данные (порт, имя отправителя и т. д.).

Внимание

Имя отправителя должно быть указано только на латинице.

vk-workmail-administration-17

Примечание

Если используется SMTP-сервер от VK (Mail.ru), то логин для SMTP и email отправителя совпадают. Если используется сервер от Microsoft Exhange, то логин и email отправителя могут отличаться (логин завязан на AD). Например, логин может быть ivanov@company.local, а email — ivanov@company.ru.

Если вы используете решение с MX-записью, создайте отдельного пользователя для рассыльщика календаря и укажите его данные в полях Логин для SMTP, Пароль для SMTP, Email отправителя писем. В качестве SMTP-сервера можете использовать smtp.qdit (от VK / Mail.ru), порт 2525.

Настройка размеров ящика и вложений

  1. Выберите в меню Почта → Настройки. Перейдите на вкладку Размеры ящика.
  2. Задайте ограничения:
    • Общий размер ящика.
    • Размер ящика, при котором пользователь не сможет отправить письмо (пользователю отобразится предупреждение об этом).
    • Максимальный размер файла, при котором он будет отправлен в виде вложения.

    • Максимальный размер файла, при котором он будет загружен в файловое хранилище с формирование ссылки на него. Файлы большего размера не будут загружаться в хранилище (пользователю отобразится предупреждение об этом).

      vk-workmail-administration-18

Эти ограничения будут действовать для всех пользователей, кроме тех, для которых заданы персональные настройки размера ящика и вложений.

Примечание

Если на пользователя установлена групповая политика на квоты или пользователь состоит в группе на которую распространена данная политика, изменение квот недоступно пока действуют установленные политики на квоты.

Автоудаление писем

Вы можете настроить автоматическое перемещение писем в корзину по истечении заданного срока, чтобы оптимизировать использование почтового хранилища.

Чтобы настроить автоматическое удаление:

  1. Выберите в меню Почта → Настройки и перейдите на вкладку Автоудаление писем.
  2. Установите переключатель Автоудаление писем в активное положение (устанавливает единое правило для всей почтовой системы).
  3. Укажите период в полях для ввода, выбрав единицу измерения (дни, месяцы или годы). По истечении заданного срока все письма, не защищенные меткой Сейф, будут автоматически перемещены в корзину.
  4. Установите переключатель Сейф в активное положение. Эта опция позволяет пользователям помечать критически важные письма, чтобы исключить их из политик автоудаления. Письма с меткой Сейф хранятся бессрочно и не подлежат автоматическому удалению.

  5. Чтобы определить гибкие (кастомные) правила автоудаления, нажмите Добавить условие автоудаления и заполните поля:

    • Название.
    • Срок хранения (укажите числовое значение и выберите период (дни, месяцы, годы)).
    • Фильтр по отправителю (поле для ввода регулярного выражения, чтобы правило применялось только к письмам, адрес отправителя которых соответствует заданному шаблону). Пример: чтобы удалять письма от службы поддержки через 5 дней, можно задать шаблон, который найдет все адреса вида «support@company.com»

    Примечание

    Чтобы обеспечить точный контроль над использованием почтового хранилища, создавайте несколько условий для разных типов писем.

  6. Нажмите кнопку Сохранить. Установленные правила будут применены и начнут работать автоматически.

vk-workmail-administration-26

Пример использования гибких правил:

  • Правило 1: «Корпоративные рассылки» → Удалять через 1 месяц.
  • Правило 2: «Важные уведомления» → Удалять через 3 месяца.
  • Правило 3: «Временные сервисные письма» → Удалять через 5 дней.

Внимание

Все правила автоудаления не действуют на письма, помеченные пользователями меткой «Сейф».

Остальные настройки

Перейдите в раздел Почта → Настройки и на вкладках Общие и Оформление выполните нужные настройки.

vk-workmail-administration-19

Адресная книга домена

Если установить галочку Показывать адреса домена в подсказках при написании письма и в разделе "Контакты", то при написании писем, по мере ввода адреса в поле Кому, пользователи домена будут видеть подсказки с адресами коллег. Они также смогут нажать на поле Кому, чтобы открыть окно поиска в адресной книге.

Адреса по умолчанию

Вы можете указать адрес, на который будут пересылаться все письма, отправленные на несуществующие адреса.

Оформление и логотип

На вкладке Оформление настройте тему оформления почты и загрузите логотип:

vk-workmail-administration-20

Логотип должен быть 480 пикселей по ширине и 104 пикселя по высоте.

Группы рассылок

Группы рассылок — это инструмент для командной переписки: письма, отправленные на адрес группы, будут приходить всем пользователям, которые в ней состоят. В этом разделе вы можете управлять группами: создавать общие адреса и добавлять пользователей в группы.

Создать группу

Примечание

При создании группы рассылки учитываются все инсталяции Почты VK WorkSpace. Например: пользователь почты в инсталяции 1, может отправить письмо на адрес группы рассылки, в которой есть пользователи инсталяции 1 и 2.

  1. Перейдите в раздел Почта → Группы рассылок.
  2. Нажмите Добавить.
  3. Выберите тип группы для создания Динамическая или Статическая и заполните форму.

  4. Нажмите Сохранить.

    vk-workmail-administration-21

Описание настроек в форме создания группы приведено в таблице ниже:

Название Имя группы, слово на латинице, обозначающее краткую суть группы: finance, marketing и так далее. Это слово будет стоять в адресе рассылки перед доменом, например, finance@company.ru
Принимать письма только от участников группы Установите галочку, и на адрес не смогут написать с почтовых ящиков, которые не входят в группу.
Добавлять префикс к теме писем В начале темы письма будет стоять указанная фраза в квадратных скобках. Так пользователям будет удобнее искать письма, адресованные группе, или фильтровать их.
Автоматически добавлять ящик группы в поле «Кому» при ответе на все письма, отправленные в адрес группы При ответе участником группы на письмо автоматически добавляется ящик рассылки в поле «Кому»
LDAP-запрос Данная настройка доступна только при создании и редактировании группы типа «Динамическая». Позволяет вводить LDAP-запрос для автоматического формирования состава группы.

Примечание

Запрещено изменять тип группы после её создания — нельзя перевести статическую группу в динамическую и наоборот.

Добавить пользователей в группу

Для добавления пользователей в статическую группу выполните:

  1. Перейдите в раздел Почта → Группы рассылок.
  2. Наведите курсор на нужную группу и нажмите значок редактирования.

  3. В блоке Участники начните вводить логин пользователя. По мере ввода логина в выпадающем списке будут возникать адреса-совпадения. Наведите курсор на нужного пользователя и нажмите левую кнопку мыши.

    vk-workmail-administration-22

  4. Добавьте других пользователей, если требуется.

  5. Нажмите Сохранить.

Состав участников динамической группы формируется автоматически при изменении LDAP-запроса в настройках группы.

Удалить пользователя из группы

Для удаления пользователей в статической группе выполните:

  1. Перейдите в раздел Почта → Группы рассылок.
  2. Наведите курсор на нужную группу и нажмите значок редактирования.
  3. В блоке Участники нажмите на иконку удаления рядом с нужным пользователем.

Общие ящики

Раздел Общие ящики предназначен для создания почтовых ящиков, которые доступны нескольким пользователям сразу. Чтобы создать такой ящик:

  1. В разделе Общие ящики нажмите Новый ящик.
  2. Выберите необходимый тип общего ящика: Обычный ящик или Ящик для модерации. Если тип Ящик для модерации не отображается, включите фичу shared-accounts-moderation-type-enabled.
  3. Заполните форму добавления Обычный ящик. Пользователи, указанные в поле Владельцы, будут иметь полный доступ к ящику. Пользователи, указанные в поле Участники, смогут читать письма и отвечать на письма.
  4. Нажмите Сохранить.

vk-workmail-administration-23

Примечание

В форме добавления общего ящика Ящик для модерации, пользователи, указанные в поле Модераторы будут иметь возможность разрешать и отклонять отправку писем. При создании данного типа общего ящика календарь не создается.

При создании общего ящика типа Обычный ящик будет создан календарь.

Соответствие полей настройки общего ящика и календаря:

  • название общего ящика – название календаря;
  • описание общего ящика – описание в настройках календаря;
  • владельцы – пользователи с доступом на редактирование в настройках календаря;
  • участники - пользователи с доступом на просмотр в настройках календаря.

Созданный общий ящик отобразится в почте пользователей, под их основным ящиком.

vk-workmail-administration-24

Для общих ящиков пользователи могут настраивать пользовательские фильтры.

Добавление синонимов

Чтобы создать синоним выполните:

  1. Перейдите в раздел Почта → Общие ящики.
  2. Наведите курсор на нужный ящик и нажмите значок редактирования.
  3. Введите имя синонима. Если необходимо добавить несколько синонимов, перечислите синонимы через пробел или запятую — доменное имя подставится автоматически, если его не указывать.
  4. Нажмите Сохранить.

vk-workmail-administration-25

Автоматические синонимы создаются от синонимов доменов (редактирование запрещено).